Перечень и вид прилагаемых документов указывается в приложении к претензии. Претензия подписывается руководителем организации, предъявляющей претензию либо уполномоченным им лицом.
Во избежание разногласий по поводу факта и даты поступления претензии и прилагаемых документов целесообразно претензию отправлять заказным или ценным письмом, либо используя средства связи, которые обеспечивают фиксирование ее отправления, либо вручать под расписку.
Напомним, что общий срок исковой давности, установленный ст. 196 ГК РФ, составляет три года.
Именно в этот срок организация, которая считает что ее имущественные интересы нарушены недобросовестными действиями контрагента, должна успеть предъявить претензию и иск.
Процесс рассмотрения полученных организацией претензий зависит от объема претензионной работы, категории полученной претензии, штатно-организационной структуры и иных факторов.
Обычно юрисконсульт, на которого в силу функциональных обязанностей возложена претензионная работа, рассматривает претензии с привлечением других служб – бухгалтерии, служб качества, маркетинга, логистики и т. п.
Претензии могут рассматриваться специально назначенной комиссией, в состав которой включены специалисты различных структурных подразделений.
Пример из практики
На предприятие, изготовившее товар сложного ассортимента, от покупателя поступила претензия с требованием заменить изделие, находившееся год в эксплуатации, на новое по мотиву ненадлежащего качества. К претензии прилагался Акт бюро товарных экспертиз и фотографии, зафиксировавшие, по мнению заявителя, ухудшение потребительских свойств. Поскольку данную модель товара предприятие только начало осваивать и необходимо было иметь больше информации от потребителей, эксплуатирующих товар, то рассмотрение претензии осуществлялось комиссией, в состав которой помимо юридической и маркетинговой служб входили конструкторы, технологи, работники сервиса. По результатам работы комиссии подготовлено обоснованное заключение о том, что покупателем нарушены правила эксплуатации товара, техническое обслуживание проводилось ненадлежащим образом, без согласия с изготовителем в конструкцию внесены недопустимые изменения. В Акте БТЭ недостатки товара изложены довольно тенденциозно, без ссылок на нормативную техническую документацию и, по сути, являются всего лишь отражением субъективного мнения об уровне потребительских свойств товара. По основаниям, предусмотренным ст. 476, 483 ГК РФ, претензия отклонялась. Заявитель с иском в суд не обратился.
Претензия рассматривается в течение срока, который установлен договором или другим соглашением сторон либо указан в тексте претензии.
Учитывая требования бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения, максимальный срок рассмотрения претензии следует устанавливать в один месяц для того, чтобы результаты рассмотрения претензий были учтены за ближайший отчетный период.
Если необходимые для рассмотрения претензии документы не приложены, они должны быть запрошены у заявителя с указанием срока представления. При неполучении затребованных документов к указанному сроку претензия рассматривается на основании имеющихся документов.
Хозяйственное общество или индивидуальный предприниматель, получившие претензию, обязаны сообщить заявителю о результатах рассмотрения.
Требования нормативных актов по бухгалтерскому учету и отчетности таковы, что для отражения претензии в бухгалтерском учете заявителя необходимо признание претензии дебитором или наличие решения суда. При досудебном урегулировании споров для отражения в учете результатов рассмотрения претензии достаточно письменного сообщения об удовлетворении претензии, подписанного руководителем организации.