Как правило, претензионная работа организуется по одному из двух основных вариантов.

При первом варианте в организации создается претензионный отдел (бюро, группа), который занимается предъявлением и рассмотрением претензий. Роль юрисконсульта в данном случае сводится к осуществлению методического руководства претензионной работой, проверке на соответствие действующему законодательству, договорным и правовым отношениям с контрагентом оснований и предмета претензии, правомочности и сроков ее предъявления.

Второй вариант предполагает возложение обязанностей по ведению претензионной работы на юридическую службу, и тогда структурные подразделения или должностные лица, которым в силу возложенных на них функций стало известно о причинении организации убытков, нарушении ее прав и законных интересов, представляют юристу соответствующие документы.

В случае если объем работы невелик либо в фирме нет юрисконсульта, претензионная работа ведется бухгалтером.

Выбор варианта зависит от нескольких факторов, в частности, от организационной структуры и вида деятельности предприятия, финансовых возможностей, многообразия хозяйственных связей и договорных отношений.

Как показывает практика, процедура предъявления и рассмотрения претензий нуждается в определенной регламентации локальным нормативным актом.

В Положении (инструкции, регламенте, СТП предприятия) целесообразно решить вопросы организации претензионной работы, определить момент возникновения права требования, установить сроки предъявления и рассмотрения претензий, указать на совершение конкретных действий после отклонения претензии или оставления ее без ответа, определить виды ответственности должностных лиц предприятия, виновных в неисполнении функциональных обязанностей при осуществлен претензионной работы.

Действующее законодательство не содержит требований к какой-либо единой форме претензии. Однако из ее содержания должны быть четко понятна суть и обоснованность претензионных требований.

В претензии, как минимум, должны присутствовать:

наименование организации, которой адресована претензия;

наименование компании, предъявившей претензию с указанием точного почтового адреса, телефона, факса, банковских реквизитов;

номер претензии и ее дату;

изложение обстоятельств, послуживших основанием для предъявления претензии,

ссылки на соответствующий нормативный акт либо конкретные условия договора;

сумма претензии и ее обоснованный расчет;

требования заявителя;

иные сведения, необходимые для урегулирования спора.

Например, в случае передачи покупателю меньшего количества товара, чем оговорено в договоре, покупатель вправе потребовать передать недостающее количество товара либо отказаться от переданного товара и его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата уплаченной денежной суммы (ст. 466 ГК РФ).

Если покупателю передан товар ненадлежащего качества, он вправе по своему усмотрению потребовать от продавца соразмерного уменьшения покупной цены или безвозмездного устранения недостатков товара, или возмещения своих расходов на устранение выявленных недостатков. Когда выявлены существенные нарушения покупатель вправе отказаться от исполнения договора, т. е. возвратить товар и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы либо замены товара (ст. 475 ГК РФ).

К претензии прилагаются документы, отсутствующие у должника и подтверждающие предъявленные требования, например, накладные об отпуске товара, договоры, счета-фактуры, платежные поручения и т. п.

Документы представляются в подлинниках либо надлежаще заверенных копиях или в форме выписок из них.