Составление целевого плана. На данном этапе нужно сформулировать основные идеи, которые определяют цель визита к заказчику. Готовясь к встрече, представляющей собой часть этапа по налаживанию контактов с заказчиком, участники команды должны получить исчерпывающие ответы на следующие вопросы:
• Почему необходимо сотрудничество с заказчиками проекта?
• Когда нужно начать взаимодействие с заказчиком, чтобы оно стало наиболее эффективным для проекта?
• Каким образом использовать полученную в ходе взаимодействия информацию?
ОСНОВНОЕ ТРЕБОВАНИЕ ЗАКАЗЧИКА – ЭФФЕКТИВНЫЕ ВЛОЖЕНИЯ
Заказчик проекта является главной фигурой в нем. Из-за конкуренции процесс определения требований заказчика приобретает все большую важность. Именно заказчики диктуют условия своим поставщикам и называют сумму, которую они готовы заплатить. Ведущие организации предоставляют ресурсную информацию по проектам, товарам и услугам, чтобы удовлетворить заказчика.
Рассмотрим пример. Сервисная служба компании Apple Computers обзванивает клиентов и каждую неделю публикует список, включающий 10 наиболее часто возникающих проблем. На основе этого списка разработчики улучшают процессы производства продуктов или начинают выпуск новых с учетом имеющихся пожеланий клиентов. Довольные клиенты нужны для поддержания стабильного экономического положения компании. Так, в 1997 году фирмы, преуспевшие в удовлетворении своих клиентов, удвоили акционерный капитал. Не секрет, что наиболее успешные мировые производители программного обеспечения считают вовлеченность заказчиков в производственный процесс одним из наиболее важных факторов выполнения проекта в целом: удовлетворение клиентов начинается с их участия в проекте. Таким образом, игнорирование требований заказчика – плохое решение для бизнеса.
Подготовка выборки[9]. После определения цели взаимодействия с заказчиком нужно выявить представителя заказчика, с которым предстоит общаться (см. врезку «У каждого проекта есть заказчик»). Это обычно происходит на собрании команды или всех участников фактического взаимодействия по проекту. Для создания профиля необходимо ответить на следующие вопросы:
• С кем общаться для получения достоверной информации?
• Где находятся эти доверенные лица?
• Сколько доверенных лиц требуется для построения надежной модели?
Данная информация описывает представителей заказчика, с которыми нужно взаимодействовать.
Разработка рекомендаций для обсуждения. На следующем этапе члены команды должны составить вопросы или выбрать темы для обсуждения с заказчиком проекта. Здесь основными будут вопросы:
• Какая информация действительно нужна?
• Каким образом составить вопросы для получения необходимой информации?
• Является ли ответ на вопрос значимой информацией для проекта?
У КАЖДОГО ПРОЕКТА ЕСТЬ ЗАКАЗЧИК
Поскольку мы привыкли видеть в заказчиках проекта основных получателей его выгод, они будут определять результаты проекта. Обычно заказчики делятся на две группы: внешние и внутренние. Внешние заказчики покупают проект, финансируя организацию. Здесь основной задачей будет удовлетворение их потребностей и сохранение денежных поступлений. Когда выгоды проекта получают другие работники, они обычно называются внутренними заказчиками. Внутри компании работы по проекту передаются от одной команды другой. Команда может получить работу от других сотрудников компании – внутренних заказчиков. Внешними поставщиками выступают продавцы, находящиеся вне организации и предлагающие продукты, услуги, материалы и т. п. проектной команде. Поэтому каждый проект, с одной стороны, является заказчиком, а с другой – источником работ.