Процесс – повторяющаяся совокупность действий, направленная на создание предсказуемого результата с известными (постоянными) затратами. Ход и результаты процесса известны заранее. Проект – уникальная совокупность задач с уникальными ограничениями по срокам и ресурсам, и результат его менее предсказуем. Если вы решаете конкретную задачу один раз – это проект.

Что мы знаем о своих проектах?

1. Насколько единое сложилось в компании понимание проекта как деятельности с началом, концом, бюджетом, сроками и характеристиками результатов?

2. Всегда ли руководитель проекта осознаёт свой статус, свои обязанности и свои полномочия?

3. Каков процент успешных проектов компании, если трактовать «успех» как «достичь результата в обещанный срок, оставшись в рамках бюджета»?

4. По каким причинам проекты оказываются неуспешными?

5. Удаётся ли нам эффективно разбить свой проект на этапы и договориться о результатах каждого этапа?

6. Насколько чётко мы с самого начала договариваемся о том, что, зачем и как будем делать?

7. Насколько правильно распределены роли, не перегружен ли руководитель проекта?

8. Насколько точно мы определяем содержание проекта (что конкретно нужно сделать), как сильно оно меняется после начала проекта (не решаем ли мы сделать больше, чем планировали изначально)?

9. Насколько верны в каждый момент времени наши иерархическая структура работ по проекту и диаграмма Ганта29? Ведь если они не верны, это означает, что проектные документы не столько помогают нам работать эффективнее, сколько существуют «для порядка»…

10. Насколько эффективно30 наше управление рисками проектов?

11. Насколько эффективно наше управление коммуникациями в проекте? Удаётся ли нам договориться о том, когда / каким способом мы будем общаться по проекту, и после поддерживать эти договорённости?

12. Насколько равномерно распределены наши усилия/трудозатраты по всей протяжённости проекта? Насколько экономично/эргономично мы действуем в проекте?

13. Насколько маневренна и легка наша методология управления проектами: большая часть наших трудозатрат в проекте относится к выполнению работ в рамках проекта или к организации хода проекта, планированию, документированию и пр.?

14. Все ли в команде одинаково приоритезируют ограничения проекта, понимая, в каких случаях важнее сэкономить ресурсы, а в каких – выиграть время?

15. Что в проекте мы делаем самым последним?

Как мы управляем своими проектами31?

16. Есть ли в компании корпоративный стандарт проектного управления? Насколько он удобен/читабелен/практичен? Используется ли этот документ на самом деле? Эволюционирует ли он, т.е. появляются ли новые версии, более точные, полезные, понятные и пр.?

17. Собираем ли мы проекты в категории, выделяя группы «продуктовых», клиентских, управленческих, HR-проектов? Описываем ли мы некоторую специфику управления каждой группой?

18. Обучаем ли мы сотрудников принципам проектного управления вообще и по корпоративному стандарту в частности?

19. Есть ли у нас «библиотека» как ошибок, так и хороших решений? Насколько эффективно мы собираем и передаем Best Practice?

20. Есть ли у нас промежуточные процедуры анализа качества выполнения проекта и финальная процедура? Во время промежуточных регулярных встреч можно обсудить, что получается хорошо, а что можно делать лучше32, во время финальной встречи можно обсудить итоговый отчёт33 по проекту.

21. Есть ли у нас условное табло, на котором перечислены все корпоративные проекты с указанием статуса каждого из них? Можем ли мы в любой момент времени бросить на весь наш массив проектов так называемый взгляд с вертолёта («helicopter view»)?