Как уже упоминалось выше, основной формой фиксации дипломатической информации первоначально были «столбцы», которые на протяжении XVII в. постепенно вытесняются «книгами», представшими собой связки (сшивки) тетрадей, содержавшие посольскую документацию близкую по содержанию, месту и времени составления.

В состав таких тетрадей могли входить документы, относящиеся к «Грамотам». «Верющие» (верительные) грамоты послов; «докончания» – перемирные грамоты (позднее получившие названия «договоров»); «любительные» грамоты, адресованные правительствам третьих стран, для обеспечения мирного проезда посольства через их территорию; «указные» («подорожные») грамоты для воевод российских городов, с указанием им обеспечивать посольство всем необходимым при проезде его через территорию, находящуюся под их юрисдикцией. С другими учреждениями с аналогичным правовым статусом Посольский приказ вел переписку при помощи уже упомянутых ранее «памятей», получая в ответ «памяти» и «отписки». Отправляясь за границу, служащие посольского приказа получали «наказы», который составляют значительный объем многих из посольских книг. С момента отправления посольства откомандированные в него служащие самым тщательным образом вели так называемый «статейный список» данного посольства. В нем фиксировались все события, происходившие во время посольства, особенно подробно описывались происходившие дипломатические церемонии, ход переговоров, состояние экономики и вооруженных сил тех государств, где побывало посольство и так далее. Статейные списки посольств часто занимают весь объем книги. Некоторые посольские книги являются результатами работы комиссий по демаркации после очередного «докончания» и содержат подробное словесное описание местности, по которой проходит линия государственной границы. После завершения посольства и заслушивания царем и Боярской думой отчета его главы производился тщательный допрос его участников, с целью выявления всех нарушений, особенно дисциплинарного характера, имевших место быть. Вся информация фиксировалась в «расспросных речах», которые также подшивались в посольские книги. Материалы визитов иностранных посольств сводились в две группы документов «приезд» и «отпуск», и также заносились в посольские книги[311].

Ранние сборники документов Посольского приказа, оформленные в виде «столбцов», впоследствии переписывались в книги. «Известно, что первоисточники посольских книг – подлинные документы (грамоты, договоры, письма, челобитные т. д.) и столбцы – не уничтожались, а сохранялись в архиве Посольского приказа. Они служили дополнительным справочным материалом при составлении наказов, финансировании посольств и так далее»[312]. Всего до настоящего времени в РГАДА сохранилось 610 посольских книг по связям России с 17 иностранными государствами и более 150 книг – по связям с народами, позднее вошедшими в состав российского государства[313]. В XVII в. в Посольском приказе периодически проводились описи архива. Известны материалы по крайней мере 4 таких описей 1614, 1626, 1632 и 1673 гг.[314] При сличении материалов данных описей с наличием посольских книг в настоящее время выяснено, что значительное количество их было утрачено. Например, утрачен комплекс книг по взаимоотношениях России с Астраханским и Тюменским ханствами, исчезли тетради «гирейские» о взаимоотношениях России с Крымом времен правления дома Гиреев, книги «шамохейские» с материалами посольств «шамохейских князей с великим князем Иваном и великим князем Василием, «книги цысаревых послов и францовского магистра вулфтянковых послов отписки», относительно освобождения из русского плена магистра Ливонского ордена Вильгельма Фюрстенберга за 1562–1566 гг., и некоторые другие книги и отдельные тетради