Информация, хранимая в офисном компьютере, очень важна. Если компьютер выйдет из строя, то вы потеряете много времени, сил и денег на восстановление данных. Поэтому каждый вечер сохраняйте все документы и прикладные программы на внешний носитель. Это поможет вам не прерывать надолго работу в случае форс-мажора.

Также вы можете вести всю работу в системе «Облако Mail.Ru». И если с вашим компьютером случится что-то непредвиденное, то вы с легкостью сможете продолжить свою работу с другого компьютера.

Возьмите себе за правило не устанавливать на рабочий компьютер игры или не нужные для работы программы. Пользуясь интернетом, ничего не сохраняйте на компьютере, если не знаете, что это и от кого это пришло вам. Никогда не открывайте письма от неизвестных вам людей.

На офисный компьютер установите несколько программ, которые обеспечат вам возможность полноценной работы. Например, Microsoft Office, 2ГИС, интернет-браузер, Skype или «Telegram», графический редактор, Adobe Acrobat. Все остальное – просто мусор.

2. Клиентская база.

Клиентская база является важнейшим программным продуктом, утеря или порча которого влечет за собой большие финансовые и людские ресурсы. Создать ее можно в приложении Excel, указав информацию о фирмах города: названия, адреса, телефоны.

Клиентская база позволяет обеспечивать работу операторов call-центра и дистрибьюторов. Создать ее можно самостоятельно или с помощью специалиста. Если вы никогда не создавали клиентскую базу, то доверьтесь эксперту, а затем по мере необходимости вносите в базу свои коррективы.

3. База-склад и база-офис.

База склад-офис работает с помощью программы Access и содержит всю информацию о движениях товара и денег в компании. Так же, как и клиентская база, она имеет первостепенное значение для слаженной и правильной работы офиса.

4. Интернет.

Офисный интернет должен выполнять функцию обмена рабочей информацией и рабочего общения. Не забывайте, что вся остальная деятельность, производимая с помощью интернета, приводит к рискам.

5. Принтер.

С помощью принтера вы сможете распечатывать различные документы, накладные, прайс-листы. Выбирая принтер в магазине, не гонитесь за дешевизной, иначе уже через месяц вам придется покупать новый. Остановите свой выбор на лазерной модели не дешевле 10 000 рублей.

Некоторые офисные документы значительно выгоднее печатать в типографии тиражом от 500 шт. Для этого обзвоните несколько типографий или копировальных центров и найдите организацию, которая устроит вас и финансово, и территориально.

Вы как руководитель должны четко и ясно понимать кадровую структуру своего бизнеса, четко ранжировать сотрудников по служебным обязанностям, ответственности и степени власти. Без этого ваш бизнес не сможет нормально существовать и развиваться.

Постройте вертикаль власти, исходя из опыта работы и образования сотрудников.

Создавая кадровую структуру, вы должны понимать, кто и чем должен заниматься и за что отвечать.

Обязанности директора (руководителя):

• выдача ресурсов;

• осуществление контроля;

• оказание помощи;

• разработка и внедрение новых способов работы;

• управление;

• мотивирование;

• обучение;

• финансы;

• организация рабочего процесса;

• награждение;

• наказание;

• внеофисная работа.

Наполните свой офис разноплановыми сотрудниками.

1. Постоянные сотрудники: