Со всей наличностью в офисе работайте только лично!

Документация и документооборот в офисе – это одна из составляющих вашей безопасности. Чем более аккуратно и правильно вы будете заполнять документы и безопасно хранить их в офисе, тем проще вам будет не только найти их в случае возникновения какой-либо проблемы, но и воспользоваться ими как щитом.

Много документов не бывает! От лишних документов всегда меньше вреда, чем от тех, которые отсутствуют в нужный момент.

Все офисные документы заполняйте в строго назначенное время. Если ваш сотрудник не заполнил какой-то документ вовремя, а вы не проконтролировали и не проверили внесение определенных данных, то это ЧП!

Анкеты сотрудников очень важны, так как в них содержится вся информация о сотрудниках. И ваш секретарь должен об этом знать.

Анкеты бывают двух видов: краткая и полная. Краткую анкету сотрудник заполняет при первом собеседовании, а полную только в том случае, если после обзорного дня вы решили продолжить с ним сотрудничество.

При устройстве на работу анкету должны заполнять абсолютно все сотрудники в офисе, а не только дистрибьюторы. К каждой анкете обязательно приложите копии паспорта сотрудника, ИНН, СНИЛС, водительского удостоверения (при необходимости).

Все краткие анкеты храните в офисе, а полные унесите домой или в какое-то другое место, известное только вам.

Тест – это документ, показывающий вам результат качества проведенного обзорного дня, а также профпригодность сотрудника. Данный документ не несет в себе какой-либо юридической силы.

Договоры с сотрудниками бывают двух видов:

• срочный трудовой договор;

• договор о материальной ответственности.

Срочный трудовой договор должен регламентировать в полном объеме отношения с вами как с работодателем со стороны частного лица как работника. Все пункты договора должны быть максимально законными и правильными. Срочные трудовые договоры храните в офисе вместе с краткими анкетами. Доступ к личным делам сотрудников должен быть только у вас и вашего секретаря.

Регистрационные документы должны храниться в отдельной папке в надежном месте. Лучше всего для этой цели подходит сейф.

Накладные на выдачу товара должны храниться на складе. При получении товара со склада дистрибьютор ставит в накладной свою подпись.

Если вы решили взять со своего сотрудника расписку в получении денег, то оформляйте ее не на организацию, а на частное лицо. Таким образом сотрудник берет в долг не у компании, а у вас лично. Расписка оформляется при двух свидетелях с внесением паспортных данных обеих сторон. Сотрудник пишет расписку собственноручно.

Как руководитель вы должны правильно хранить, обрабатывать и передавать информацию. Это есть неотъемлемая часть бизнеса прямых продаж.

1. Компьютер.

Не имея компьютера, вы практически не сможете в срок посчитать склад, составить правильный отчет, обеспечить операторов cаll-центра необходимым объемом работ. Отсутствие безлимитного интернета приведет вас к существенным временным и финансовым затратам на междугороднюю связь.

Умение правильно и в полном объеме пользоваться различными программными продуктами позволит вам быстрее получать и эффективнее анализировать различную информацию.

Офисный компьютер предназначен для работы в офисе, он помогает в решении офисных задач. Поэтому доступ к нему должны иметь как можно меньше сотрудников.

Если вы не способны самостоятельно решать вопросы, связанные с налаженной работой компьютера, то в кратчайшие сроки найдите специалиста, который регулярно будет его обследовать и приходить к вам по первому зову.