– организационно-распорядительные документы вышестоящих руководителей, касающиеся работы коммерческого отдела;
– рынок (условия, бренды, цены, логистические особенности и т. п.), конкурентов, конкурирующие товарные марки, ассортимент поставляемых товаров;
– стандарты и технические условия на закупаемую продукцию;
– порядок заключения и оформления договоров на поставку продукции;
– правила оформления отгрузочных документов и документов на оплату товара; – стандарты хранения, транспортировки и отгрузки продукции со склада;
– этику и порядок делового общения;
– порядок отчетности о проделанной работе;
– методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, персональных компьютеров;
– правила внутреннего трудового распорядка.
2. Функциональные обязанности
2.1. Организация работы с поставщиками:
– поиск новых и потенциальных поставщиков;
– ведение коммерческих переговоров с поставщиками в интересах компании;
– оперативное реагирование на информацию, поступающую от поставщиков, и доведение ее до сведения категорийного менеджера;
– мотивация поставщиков на работу с фирмой;
– создание баз данных поставщика и ведение досье поставщика;
– ведение балансов поставщиков, обеспечение наиболее благоприятных для компании финансовых условий, предоставляемых поставщиком;
– недопущение дебиторской задолженности по расчетам с поставщиками.
2.2. Планирование и аналитическая работа:
– создание ежемесячных планов поставок на основе анализа складских запасов, оборачиваемости склада, прогнозов продаж;
– корректировка планов и заказов в связи с изменениями ситуации. Предоставление информации об этих изменениях во все заинтересованные структуры компании;
– анализ статистических данных закупок, определение наличия и потребности в материалах на текущий момент и на будущие периоды, оптимизация складских запасов;
– предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом работы отдела и фирмы;
– составление прогнозов по поставкам продукции на склад.
2.3. Обеспечение бесперебойного снабжения компании товарами:
– организация поставок: заказы, сверка с подтверждениями заказов, контроль готовности товара и своевременности оплат,
предоставление необходимой документации и информации для транспортного и таможенного отделов;
– окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад;
– обеспечение своевременного поступления продукции на склад на основании документов от поставщиков, заполненных в соответствии с законодательством;
– контроль, анализ и оптимизация складских запасов по вверенному товарному направлению, поддержка сбалансированного складского запаса по ассортименту вверенного товарного направления;
– обеспечение своевременного информирования всех заинтересованных структур компании о товаре, об изменениях в товарной и ценовой политике поставщиков;
– обеспечение бесперебойных информационных потоков по состоянию поставок и во всех обозначенных электронных базах компании;
– создание, пополнение и корректировка инструкций по приему, хранению и перемещению по складу товара;
– работа с рекламациями по вверенному товарному направлению;
– обеспечение компании действующими сертификатами по вверенному товарному направлению.
3. Ответственность
Менеджер по закупкам несет ответственность за следующее.
3.1. Неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РФ.
3.2. Обеспечение выполнения месячного плана закупок.