Комментарий к данной схеме. Мы встречали множество различных компаний, где отдел закупок также входил в департамент логистики или где склад был отдельной структурной единицей, не входящей в отдел логистики. Какая у компании структура, в данный момент не имеет значения – в данной книге мы не касаемся темы организационного построения компании.
Важно, что существуют различные логистические функции и эти функции могут быть переданы разным отделам. На приведенной схеме обозначен оптимальный вариант структуры, но в вашей компании может быть другая схема.
Информационная логистика
Кто владеет информацией – тот правит миром.
Информационная логистика представляет собой потоки информации, которые являются связующими нитями всех звеньев логической цепочки (закупка – поставка – приемка – хранение – перемещение – распределение – продажа).
По сути, это нервная система компании. Ее цель – обеспечить нужной информацией в нужное время все звенья логистической цепочки (отдел торговой компании закупок, склады, РЦ, магазины, бухгалтерию, КРО и т. д.). Такой информационный поток генерируется материальным потоком (т. е. сначала происходит поставка товара, и на основе документов все данные заносятся в систему). Информационная логистика отражается в информационной системе, которая и связывает физически все данные воедино.
Рис. 3.1. Возможная схема распределения функций логистики в
Важно учесть при работе с любой информационной системой (независимо от того, с каким именно программным продуктом приходится иметь дело), чтобы она могла обеспечивать движение своевременной и достоверной информации для всех отделов:
✓ многоуровневая система (т. е. наличие различных уровней обобщения информации – от самого общего (направления или класса) до товарной позиции);
✓ аналитика на разных уровнях – необходимо уметь делать аналитические срезы и по товарам, и по складам, и по магазинам, и по поставщикам, и по статусу товара в системе и т. д.;
✓ построение с учетом не только текущих, но и будущих задач (т. е. возможность системы усложнять уровни, добавлять новые срезы по аналитике);
✓ конфиденциальность и различные уровни доступа сотрудников к системе;
✓ возможность дописывать или удалять модули, т. е. адаптивность к ситуации;
✓ согласованность и информационное единство (определяется разработкой системы кодов и знаков, в которой исключалась бы возможность несогласованных действий и ввод дублирующейся информации).
Рабочим звеном информационной системы могут быть специалисты, которые заносят все данные по товародвижению, – как в составе отдела закупок, так и отдельное подразделение. Такое звено носит название отдел оперативного учета (или менеджеры по оперативному учету).
Отдел оперативного учета
Почему мы так много внимания уделяем отделу оперативного учета? Потому что эта функция в компании существует независимо от того, выделен ли под нее специальный отдел или сотрудник или нет. Если отдела или специалиста нет, то эту функцию выполняют менеджеры по закупкам (часто выполняют ее не совсем правильно – сказываются нехватка времени и общая нагрузка на людей). В таком случае в компании со значительным товарооборотом в учетной системе наступает хаос: товары вводятся в базу бессистемно, каждый менеджер имеет свое собственное представление о том, как правильно должен быть представлен товар в базе, за правильностью складских операций никто не следит, инвентаризации проводятся неправильно или не проводятся вообще. Последствия очевидны: пересортица, недостачи, злоупотребления, воровство, финансовые и товарные потери.