Прежде чем товар будет поставлен, требуется определить его место в ассортименте, роль, цель введения товара, согласовать с директорами магазинов место для товара в торговом зале, цену, способы продвижения, примерный объем и динамику продаж, необходимость обучения персонала магазинов продаже нового товара и т. д., т. е. проделать работу по формированию ассортимента, о которой подробно шла речь в первой книге «Курса». В противном случае это будет закупка товара на авось, которая может привести к образованию неликвидов и напрасной трате денег компании.

Постоянная или повторная потребность в товаре

Товар уже введен в ассортиментную матрицу, присутствует там, и требуется лишь пополнить уже существующий (или закончившийся) товарный запас.

Инструмент: отчет об остатках товара.

Для принятия решения о необходимости поставки менеджер по закупкам оперирует так называемыми остатками[5] (или отчетами об остатках) товара – той информацией о количестве товара на складе (складах) компании, которую он получает из информационной системы.

Независимо от системы, с которой работает компания, отчеты об остатках должны получаться ежедневно и соответствовать истинному количеству. На основании этой информации менеджер принимает решение о необходимости поставки заказываемого товара. Решение о количестве и сроках поставки принимается с использованием других инструментов, о которых мы скажем ниже.

Мы рекомендуем смотреть отчеты по остаткам:

✓ ежедневно независимо от того, планируется поставка или нет (утром или вечером, по мере того как в вашей компании обновляется информация, приходуется и списывается товар);

✓ в различных срезах – остатки товаров по магазинам, по складам, по поставщикам, по количеству, по сумме, по смежному, взаимодополняемому, взаимозаменяемому товару, а также выписанный и зарезервированный товар. Именно такой разноплановый подход покажет истинную картину (рис. 2.4 и 2.5).

Рис. 2.4. Образец отчета по остаткам (вариант 1)

Рис. 2.5. Образец отчета по остаткам (вариант 2)

От правильно выбранного поставщика зависит в конечном итоге не только цена, но и стабильность поставок, обеспечение гарантий поставки в соответствии с заказом, сервисное обслуживание, продвижение товара и многое другое.

О технологии переговоров с поставщиком и об особенностях выбора подробнее мы расскажем в главе 5. Здесь мы остановимся на ключевых моментах, связанных с процессом поставки.

В случае первичной поставки

Необходимо выбрать поставщика, максимально способного удовлетворить нашу потребность в товаре. Поставщик – наш ресурс в части выбора товара. Напомним: важно, чтобы поставщики появлялись у нас тогда, когда нам товар нужен, а не товар появлялся тогда, когда нам его предложили, поэтому чем больше информации о потенциальных поставщиках мы будем иметь в своем активе, тем более правильный выбор мы сделаем.

Инструменты: исследование рынка потенциальных поставщиков, проведение тендеров, переговоры.

Источники информации о поставщике:

✓ выставки;

✓ Интернет (специализированные порталы или сайты, реклама и рассылка);

✓ каталоги продукции и альманахи (типа «Я выбираю мебель», «Фототехника»);

✓ справочники типа «Желтые страницы»;

✓ отделы продаж, получающие информацию от покупателей о новых товарах и поставщиках;

✓ торговые и профильные журналы;

✓ торговые ассоциации;

✓ клубы закупщиков, объединения профессионалов.

Суть поиска поставщиков сведется к получению коммерческих условий и к выбору (в ходе переговоров, тендера или анализа предложений) наиболее подходящих.