? Поскольку процесс закупки всегда цикличен, то можно говорить о некоем алгоритме, т. е. заданной схеме работы, которой придерживается специалист по закупкам, ведя текущую деятельность день за днем.
Как правило, порядок закупки следующий (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Типовой порядок процесса закупки
Схематично типовой порядок закупочного процесса можно представить в виде следующего алгоритма (рис. 2.2). Суть процесса закупки в том, что это цикличные, повторяющиеся шаги. Но каждый этап требует не механического действия, а контроля со стороны закупщика и принятия ежедневных решений.
На некоторых этапах закупки необходимо использовать свои инструменты. Каждый из этих инструментов будем рассматривать в ходе приложения их к процессу закупки.
Рассмотрим каждый шаг подробно.
Рис. 2.2. Алгоритм закупочного процесса
Шаг 1. Нужный товар
Определение потребности в товаре
Напомним главную цель закупочной деятельности – купить тот товар, который можно будет продать. Мы начинаем поставку товара, потому что нашим покупателям этот товар нужен, а не потому, что нам его выгодно предложили, поэтому любая поставка должна начинаться с выявления потребности.
Потребность может быть первичная и повторная.
Первичная потребность
То есть этот товар (категория или товарная позиция) в настоящий момент отсутствует в ассортиментной матрице. Но поступает заявка от отдела маркетинга или от отдела продаж, или принято решение на уровне руководства о развитии нового направления. Для закупщика это является сигналом к поиску требуемого товара.
Инструмент: запрос о вводе нового товара в ассортимент.
1. Запрос на товар
Важно учесть: заявка на новый товар или категорию должна быть оформлена в письменном виде с указанием основных характеристик (ценовой диапазон, примерное количество товара к первой поставке, примерный план продаж или динамика продаж в месяц, важные характеристики (свойства, влияющие на продажу) товара, требования к упаковке и т. д.). Сам закупщик не является исследователем спроса, но его работа – найти товар, максимально отвечающий потребностям компании.
Ниже приведен образец документа, на основании которого закупщик начинает поиск товара (рис. 2.3).
Важно: закупщик не должен принимать устные запросы от своих коллег. Это обусловлено несколькими причинами. Как минимум запрос может быть неправильно понят или неправильно сформулирован. С кого спрашивать в случае попадания этого товара в неликвиды? Как максимум то подразделение, которое инициировало процесс закупки нового товара, завизировав этот документ, берет на себя ответственность за то, что запрашиваемый товар действительно нужен компании и будет продан при условии соблюдения указанных закупочных условий. Грубо говоря, бланк запроса на поставку нового товара – это договор между отделом закупки и отделом продаж.
Рис. 2.3. Образец запроса на поставку товара
Запрос должен быть завизирован категорийным менеджером (или начальником отдела закупок), которому подчиняется собственно менеджер по закупкам.
2. Инициатива менеджера по закупке
Если у менеджера достаточно опыта и полномочий, то им может быть инициирован процесс развития ассортимента. Полномочия определяются ассортиментной политикой компании и функциями менеджера по закупкам. Как правило, менеджер по закупке должен согласовать ввод нового товара в ассортимент со своим руководством.
Обоснованием решения о вводе может служить потребность в развитии товарной категории, потребность в развитии новых магазинов или форм торговли (например, интернет-магазин или торговля по каталогам под заказ), предложение нового товара поставщиком, наличие такого товара у конкурентов.