В ходе приемки ИСУП в эксплуатацию в соответствии с процедурами, принятыми в компании, ИСУП передается группе технического сопровождения предприятия на поддержку наравне с прочим программным обеспечением, которое используется в организации для автоматизации деятельности.
При вводе ИСУП в эксплуатацию проводится обучение пользователей работе в ней. Данное мероприятие будет выполняться одновременно с запуском пилотных проектов в СУП, до того как руководителям пилотных проектов нужно будет начать оперативное управление вверенными им проектами в соответствии с методологией управления проектами и с использованием ИСУП. Обучение руководителей проектов также будет проводиться в ходе развертывания СУП для всех руководителей проектов и участников проектной деятельности, которые будут участвовать в информационном обмене по проектам.
По мере повышения уровня зрелости проектного управления, аналогично ситуации с развитием методологии управления проектами, функционал ИСУП будет расширяться. Кроме того, постоянно пополняемый архив проектной документации должен стать одним из источников знаний для сотрудников, использование которого позволит учитывать опыт предыдущих проектов при планировании новых.
6.6. Функции проектного офиса компании при внедрении и развитии системы управления проектами
Для того чтобы разработанная методология управления проектами и ИСУП использовались при ведении проектов, необходимо на регулярной основе выполнять мероприятия по контролю за соблюдением методологии и актуализации данных в ИСУП, проводить обучение участников проектной деятельности, совершенствовать процессы управления проектами, организовывать обмен опытом между участниками проектов, обеспечивать руководство сведениями о статусе реализации проектов, эскалировать проблемы в проектной деятельности. Вышеперечисленные задачи, выполнение которых необходимо для внедрения проектного подхода на предприятии, возлагаются на подразделение или группу сотрудников, которая называется проектным офисом. Более лаконично можно определить, что проектный офис – это подразделение или группа сотрудников предприятия, которая осуществляет координацию предписанных к нему проектов.
Подчиненность проектного офиса определятся с учетом списка подразделений, проектную деятельность которых предполагается координировать. Если при внедрении СУП предполагалось, что она распространяется только на проекты одного подразделения, например ИТ-службу, то и подразделение «Проектный офис ИТ» должно подчиняться руководителю ИТ-службы. Руководитель подразделения будет иметь в своем подчинении структурную единицу, задачи которой – предоставление независимой от руководителей проектов информации о статусе реализации проектов, организация обучения руководителей проектов данного подразделения, ведение архива проектной документации данного подразделения.
Если же СУП распространяется на всю проектную деятельность предприятия, то, чтобы избежать рисков ангажированности деятельности проектного офиса на интересы какого-либо одного из подразделений, рекомендуется подчинять проектный офис непосредственно первому лицу компании.
Следует также отметить, что в качестве проектного офиса в ряде случаев обозначают группу управления отдельным проектом, в состав которой входят руководитель проекта, администратор проекта, руководители рабочих групп проекта. Подобный проектный офис не рассматривается в рамках СУП как центр внедрения проектной деятельности, а расчитан только лишь на один проект. Такие типы проектных офисов, созданных под задачи управления отдельными проектами, значимыми для компании и нетипичными для ее постоянной деятельности, например, проектный офис внедрения ERP-системы на базе платформы SAP ERP, не будут рассматриваться в контексте внедрения СУП. Однако нужно отметить, что проектные офисы данного типа могут создаваться под выполнение отдельных проектов параллельно с функционированием проектного офиса подразделения или всей компании. Однако функционировать такие проектные офисы обязаны согласно методологии управления проектами, принятой в компании при внедрении СУП. Под конкретный проект могут использоваться дополнительные методы оперативного управления помимо прописанных в методологии проектной деятельности компании, но это не отменяет необходимости соблюдения подходов, обязательных для всех проектов.