Рис. 6.2. Пример карты процессов управления проектами с разбиением по фазам жизненного цикла проекта

• завершение (процессы по оценке успешности проекта, формированию извлеченных уроков, передаче документов в архив компании).

Перечисленные четыре этапа жизненного цикла проекта универсальны и не зависят от сферы деятельности компании.

2. Процессы по возможности должны быть выстроены последовательно, так как последовательная цепочка процессов дает однозначное понимание логики их выполнения.

3. Должна быть заложена возможность контроля выполнимости процесса, т. е. в конце процесса должен быть представлен документ или результат. В противном случае соблюдение процессов нельзя будет проверить силами проектного офиса и невозможно гарантировать, что методология управления проектами соблюдается.

4. Процессы должны быть детализированы в одинаковой степени при описании. Ни в коем случае не надо пытаться сделать количество процессов равным количеству процессов по управлению проектами в PMI PMBOK, например. Не все процессы PMI PMBOK имеют результат, который следует оформлять отдельным проектным документом.

Традиционно при описании процессов используют следующую структуру:

• назначение процесса;

• владелец процесса;

• участники процесса;

• документы на входе процесса;

• документы на выходе процесса;

• подпроцессы;

• описание последовательности шагов процесса или подпроцессов.

Описание процесса также сопровождается диаграммой процесса.

Те проектные документы, которые формируются при выполнении процессов по управлению проектами, должны быть снабжены шаблонами проектных документов в составе методологии.

Регламентная база по управлению проектной деятельностью должна обновляться по мере повышения уровня зрелости организации в области управления проектами. По мере внедрения методов управления проектами будут регламентироваться и вводиться в действие следующие процессы:

• управление пулом ресурсов с учетом занятости сотрудников в проектной и функциональной деятельности;

• мотивация сотрудников с учетом результатов реализации проектов;

• управление программами;

• управление портфелем проектов.

Информационная система управления проектами – внедренное в организации программное обеспечение, используемое для автоматизации проектной деятельности в соответствии с методологией управления проектами, а также комплект сопроводительной документации по работе с данным программным обеспечением.

Существует отдельная ниша на рынке программного обеспечения: инструментарий для автоматизации управления проектами. Подобных программных продуктов довольно много, они отличаются по функциональным и техническим возможностям и соответственно по стоимости.

К базовому функционалу, поддерживаемому значительным числом информационных систем управления проектами, относится автоматизация следующих функций:

• Составление иерархической структуры работ, состава операций в проекте, разработка календарного расписания проекта с учетом взаимосвязей операций, длительности операций, календарей; расчет критического пути проекта; ввод фактических сроков работ, сохранение нескольких версий базового плана проекта, сравнение текущего календарного графика с базовым календарным графиком.

• Ведение справочника ресурсов (различные системы могут поддерживать или все виды ресурсов, включая машины и материалы, или только отдельные виды ресурсов, например, человеческие ресурсы или финансы), назначение ресурсов на операции проектов, анализ потребности в ресурсах на проектах, ввод фактического расходования ресурсов, в том числе табелей учета рабочего времени исполнителей, план-факт анализ расходования ресурсов.