Практика показывает, что базовые методы и инструменты ПС работают в любой компании. Но их эффективность и результат напрямую зависят от того, как вы проведете внедрение именно в своей структуре и в своем коллективе, как оно впишется в ваш традиционный формат управления.
1.2. Концепция внедрения и развития производственной системы
ПС является вспомогательной матричной системой, максимально интегрированной в функциональную и организационную структуру компании. Помогает обеспечить выполнение целей руководителям различных направлений деятельности, структурных и территориальных подразделений, основных и вспомогательных процессов компании.
При этом ПС – не приглашенные консультанты, которые приходят и решают за нас наши задачи, а наши собственные менеджеры и специалисты в процессах, обладающие знаниями и навыками применения инструментов оптимизации. И таких сотрудников должно быть достаточно для выполнения множества задач в разных подразделениях и процессах.
Функциональная структура ПС
Чтобы производственная система эффективно работала и целенаправленно развивалась, необходимо сформировать работоспособную функциональную структуру. Как в любой компании. В идеальном случае мы должны получить саморазвивающуюся систему непрерывного совершенствования процессов.
Ключевые требования к функциональной структуре ПС:
● обеспечение последовательного и постоянного развития процессов компании;
● интеграция в функциональную и организационную структуру компании;
● использование минимального количества ресурсов для реализации деятельности.
Основные функции ПС можно разделить на две группы – реализации проектов оптимизации и развития системы. В первую группу входят функции ПС, обеспечивающие выполнение большого количества задач оптимизации и достижение целевых результатов.
● ПС-Управление – декомпозиция целей развития бизнеса в целевые КПЭ оптимизации процессов, инициирование задач для достижения этих КПЭ и грамотное управление большими группами задач оптимизации.
Реализация функции в общем случае предполагает: правильный выбор процессов для оптимизации, организацию диагностики и выявление дефектов и потерь, рациональный выбор задач, выделение ресурсов на разработку и внедрение решений, оценку результатов изменений и тиражирование успешных практик в масштабе компании.
Если определение цели и постановка задачи проведены неправильно, вся остальная работа обычно не имеет смысла. Прямые потери ресурсов и репутации ПС.
● ПС-Инфраструктура – обеспечение необходимого и достаточного количества сотрудников, вовлеченных в работу по выполнению задач оптимизации и обладающих необходимыми знаниями, навыками и опытом.
Постоянное совершенствование процессов и получение реального экономического эффекта, естественно, требует инвестирования определенного объема ресурсов. В первую очередь это рабочее время сотрудников для выполнения задач оптимизации и трудозатраты менеджеров по организации и сопровождению проектов.
Инфраструктура ПС – это правильно выбранные, обученные и мотивированные люди в процессах. Естественно, нет необходимости учить всех подряд, но качественно подготовленные специалисты должны быть во всех ключевых точках бизнес-структуры. Такие люди – основа производственной системы.
● ПС-Контроль – регулярный сбор и анализ данных о выполнении задач оптимизации и результатах внедрения изменений в процессах, динамике КПЭ.
Без контроля нет реального управления, особенно в проектных структурах. Руководители должны регулярно получать исчерпывающую информацию о результатах выполнения задач, экономической эффективности тиражирования решений, динамике целевых КПЭ, количественных, качественных и финансовых показателях оптимизации.