Установите лимит времени (в том числе для личных встреч) и повестку дня (пусть даже устно). Будьте реалистами в своих ожиданиях: результат работы группы зависит от «качества» ее участников. Берегите время других людей: не заставляйте их нервничать из-за задержек.

Успех коммуникации определяется тем, кто в ней участвует. Это должны быть люди с соответствующими полномочиями, способные внести вклад в решение вопроса и заинтересованные в результате. Если такие специалисты не могут присутствовать, отложите дискуссию. Это лучше, чем впустую тратить время на бесполезные споры.

В большинстве случаев для эффективного обсуждения и принятия решений оптимальным числом участников встречи считается пять. Такой количественный состав позволяет членам группы выступать в разных ролях. Кроме того, даже если в меньшинстве оказывается один человек, он не испытывает чрезвычайного давления со стороны остальных. Однако «качество» участников всегда важнее количества. Если группа получается слишком большой, разбейте ее на подгруппы (но не более пяти). Затем примените те же правила, что и для малых групп.

О каком бы типе коммуникации ни шла речь, найдите время подготовиться к мероприятию, заранее изучите тему. Брать наскоком – опасная стратегия, особенно если все, кроме вас, будут готовы. К тому же неподготовленность может быть расценена остальными как оскорбление.

Как ведущий разъясните всем членам группы их роли, расскажите, какого вклада вы от них ждете. Если ожидания в отношении кого-либо из участников не подтвердились, разрешите ему покинуть группу или присоединиться к другой. Будучи членом группы, обозначьте свои обязанности и полномочия, например выражаете ли вы собственную позицию (соответственно должности) или кем-то уполномочены выступать.

Определите язык общения. Узкотехнический или разговорный? Это исключительно важно для успеха коммуникации.

Если вы согласились стать частью группы, то активно участвуйте в ее работе. На вас лежит ответственность за успехи и неудачи, поэтому действуйте энергично, вносите свой вклад в общее дело. Если вам нечего предложить, признайте это и передайте слово другим, но не тратьте впустую время членов группы.

Придерживаясь собственной точки зрения, не отвергайте разумных доводов других участников и будьте готовы изменить свое мнение. Если вы поменяли позицию, объясните почему. Группа работает эффективно, когда ее участники открыты для новых идей и различных точек зрения.

Обеспечьте каждому возможность высказаться, даже если у вас есть сомнение в разумности доводов. Не навязывайте свои идеи.

Некоторые люди не любят выделяться, хотя имеют собственное, отличное от других, мнение. Постарайтесь узнать его, не давя на человека и не позволяя оказывать давление другим. Противоположный взгляд может стать глотком свежего воздуха, подвигнуть дискуссию в позитивном направлении.

Если лидер всегда первым высказывает свое мнение, это может привести к тому, что остальные:

• с самого начала будут испытывать его излишнее влияние;

• подумают, что выводы уже сделаны, их мнение несущественно, а интересна лишь реакция;

• привыкнут не думать самостоятельно, полагаясь на чужое решение.

Групповой конформизм – естественное психологическое явление соглашательства с мнением большинства. Конечно, для достижения согласованного решения без компромисса не обойтись. Но групповой конформизм может привести к ложным допущениям и, как следствие, принятию неверных решений. Попробуйте снизить силу таких настроений. Покажите, что готовы защищать собственную позицию, но лишь до тех пор, пока не услышите убедительных противоположных аргументов, а затем подвергните свои же умозаключения критике. Искренне интересуйтесь другим мнением, старайтесь быть внимательным и активным слушателем.