Любителей поболтать следует сдерживать, сказав, что у вас есть лишь несколько минут (и перезванивать им в обеденный перерыв или после окончания рабочего дня, когда они, скорее всего, не отнимут у вас много времени).
Личная производительность
Ниже приводится краткий перечень основных путей повышения вашей собственной производительности.
Входящая корреспонденция
• попросите секретаря остановить поток ненужных поступлений;
• выбрасывайте почтовую макулатуру;
• откажитесь от ненужных журналов;
• переадресовывайте поступления, прежде чем они придут к вам;
• вычеркивайте свою фамилию из внутренних списков рассылки ненужных вам документов;
• попросите секретаря сортировать корреспонденцию:
– срочные действия,
– почта команды,
– ответить или принять меры,
– только к сведению;
• просматривайте корреспонденцию периодически;
• бегло просматривайте и выбрасывайте ненужную;
• отбирайте корреспонденцию «к действию»;
• откладывайте корреспонденцию «прочесть… когда-нибудь»;
• цель – работать с входящими документами только один раз.
Эффективное чтение
• предварительно просматривайте длинные доклады, читая резюме, выводы/рекомендации и пробегая глазами таблицы/графики;
• читайте глазами – не произносите про себя:
– бегло просматривайте и пропускайте ненужное;
• работая с таблицами:
– читайте заголовки,
– горизонтальные строки,
– ищите ключевые цифры,
– пропускайте очевидное,
– читайте сноски.
Сокращение личного архива
• используйте корзину для мусора;
• сохраняйте только адрес/номер телефона;
• пользуйтесь централизованной базой данных компании/ команды;
• храните корреспонденцию в хронологическом порядке;
• толстые доклады держите отдельно;
• используйте разделительные вставки;
• проводите чистки и сдавайте в архив
• или выбрасывайте.
Продуктивные поездки
• по возможности, отправляйтесь на работу и с работы не в час пик;
• используйте время в пути для чтения и планирования ежедневника;
• сократите до минимума поездки на встречи, приглашая людей приехать к вам.
Извлекайте выгоду из информационных технологий
Освоив:
• персональный компьютер;
• настольные издательские системы;
• онлайновые информационные службы Интернета;
• телеконференции;
• электронную почту;
• банковские услуги по Интернету.
Личная мотивация
Крайне важно овладеть приемами самомотивации, поскольку без этого вы не только не достигнете поставленных целей, но и не сумеете побуждать других помогать вам в их достижении.
Ниже представлен контрольный список по самомотивации (который надо использовать всякий раз, когда вы чувствуете, что ваша мотивация ослабевает).
Контроль самомотивации
• Сфокусируйте внимание на целях и отодвиньте трудности на задний план.
• Относитесь к проблемам как к благоприятным возможностям.
• Станьте «результатоголиком», а не «трудоголиком».
• Устанавливайте сроки исполнения.
• Делайте то, что важно, а не то, что представляется срочным.
• Выделяйте время на обдумывание.
• Развивайте внерабочие увлечения и виды деятельности.
• Выпишите ваши опасения/проблемы/разочарования и способы их преодоления.
• Не откладывайте трудную работу – начните день с нее или зафиксируйте время для ее выполнения.
В целом, сфера самомотивации требует отдельного изучения, однако если вы столкнулись с реальной перспективой мотивационного кризиса, то следует вернуться к главе «Высокие результаты» и попытаться сконцентрироваться на том, чего вы хотите достичь.
Помните также, что левое полушарие мозга может «конфликтовать» с правым. Вам нужно стараться преодолевать определенные мотивационные трудности, используя возможности одного полушария для компенсации помех, порождаемых другим.