Это нужно, чтобы вести контроль за количеством заказов и при сверке и оплате товара не путать похожие заказы. Кроме того, разные заказы могут выходить от поставщика в разное время (например, тот, что был подан раньше, выйдет позднее). Пользоваться номерами подтверждений поставщиков не всегда удобно, так как поставщики имеют абсолют но разные системы их присвоения. А задача менеджера по закупкам – унифицировать систему заказов и сделать эту систему максимально удобной для всей компании. Именно эти номера заказов будут рабочими и для склада, и для операционистов, вносящих товар в информационную систему, и для магазинов и отделов продаж, и для бухгалтерии при оплате заказов.

Порядковые номера позволяют менеджеру сразу видеть, какой товар поставляется чаще (номер декабрьского заказа АЗ-122-14 скажет нам, что в 2014 году от поставщика «Азимут» было поставлено уже 122 заказа, т. е. поставки идут по десять в месяц, в то время как по аналогичному товару код ВС-8-14 «Восток» поставил нам в этому году всего лишь 8 заказов). По каждому заказу можно будет вести архив (заказ, подтверждение, копии отгрузочных накладных и других транспортных документов, копии платежных документов, рекламации и кредит-ноты, другие документы, сопровождающие заказ), опираясь на единый номер.

Электронный заказ – разновидность размещения заказов поставщику на базе электронного обмена данными (Electronic Data Interchange, EDI), а также использование электронных каталогов и синхронных данных о товарном запасе. Для этого как минимум требуется связать компанию и поставщика в единую информационную систему (EDI). Преимущества системы очевидны (надежность, скорость передачи и обработки данных), но пока это преимущественно действует в крупных западных сетевых компаниях.