По собственной инициативе контр-адмирал Конрад распорядился составить рабочую программу экспедиции в части, которая касалась геофизики, океанографии и метеорологии. По его же инициативе «Швабия» и исследователи, которые оказались на ней, были снабжены самыми современными приборами и устройствами. Поскольку командование люфтваффе было заинтересовано в обширных метеорологических исследованиях не меньше, чем командование Военно-морского флота, то экспедиции были предоставлены устройства, которые позволяли запускать со «Швабии» радиозонды. Кроме этого были предоставлены необходимые для этого специалисты. Также командование люфтваффе снабдило гидросамолеты бортовыми приборами и предоставило меховое летное обмундирование для летчиков и членов экспедиции, которым предстояло летать на «китах». После этого к процессу подключилось Имперское министерство продовольствия и сельского хозяйства, которому был подчинен Исследовательский институт китобойного промысла (Гамбург). Именно в недрах этого института была подготовлена биологическая программа экспедиции. Руководитель этого научного учреждения, доктор Петер, который сам не раз в качестве инспектора ходил на китобойных судах, дал Ричеру ценнейшие указания относительно того, какие метеорологические, климатические и навигационные условия ожидали его в Антарктике. Также были указаны основные рыбопромысловые районы атлантического сектора Антарктики, в которых можно было встретить немецких китобоев. Вдобавок ко всему Петер взял на себя заботы, связанные с подбором для экспедиции квалифицированного биолога, который бы мог осуществить разработанную исследовательскую программу.

Одновременно с «Немецкими верфями» в Гамбурге, на которых должно было проходить преобразование «Швабии» в экспедиционный корабль, связались представители Имперского министерства экономики, которые дали гарантии оплаты работ и выказали заинтересованность в их скорейшем окончании. Немецкая морская метеорологическая служба (Гамбург) совместно с морской обсерваторией (Вильгельмсхафен) обратились к Имперскому управлению метеорологии и Институту океанографии (Берлин) с просьбой выделить экспедиции часть оборудования и подобрать грамотных специалистов, которые бы смогли на нем работать. Эта просьба была удовлетворена. Так в составе экспедиции появились метеоролог, геофизик и океанограф. Последний кроме всего прочего получил в Институте океанологии отдельную исследовательскую программу, что освободило Ричера и Тодта от обязанностей по ее составлению. Пароходство «Северогерманский Ллойд» не только помогло укомплектовать экипаж корабля, но также позаботилось о предоставлении качественных продуктов, рассчитанных на 82 человека (именно столько составляла численность экспедиции). «Немецкая Люфтганза» решила не ограничиваться выделением «Швабии» и гидросамолетов «Борей» и «Пассат», что было уже само по себе очень немало, она обеспечила экспедицию летными экипажами и специалистами по техническому обслуживанию «китов». Ну и, наконец, фирма «Ганза-Люфтбильд» оснастила экспедиционный корабль рядовыми измерительными приборами, а самолеты – техникой для ведения аэрофотосъемки. Кроме этого она предоставила экспедиции двух опытных фотографов, которые оказались просто незаменимыми.

Как уже говорилось выше, в ночь с 27 на 28 октября 1938 года «Швабия» прибыла в Гамбург. Корабль сразу же отбуксировали для прочистки и дегазации баков горючего.

1 ноября 1938 года «Швабия» оказался в доке, где сразу же началась работа. В данном случае «работа» является не самым удачным словом для характеристики бурной деятельности, в ходе которой корабль превратился в одну сплошную строительную площадку. Поскольку на 15 декабря 1938 года было запланировано пробное плавание «Швабии», то в распоряжении руководства экспедиции было чуть менее полутора месяцев, чтобы подготовить корабль к дальнему походу. Вокруг судна сразу же образовалась армия инженеров и рабочих. Работа шла не на отдельных участках, а на всем корабле сразу же. Ремонт и переоборудование не останавливались ни на минуту. Рабочая смена сменяла рабочую смену.