Важно, чтобы участники узнали тему заранее. Если кто-то не готов к активному участию, заставлять не стоит – пусть побудет зрителем.
Приглашение
Форма приглашения на прием или праздник выбирается в зависимости от состава гостей и официальности мероприятия. Друзей, коллег по работе и родственников обычно приглашают по телефону или при встрече лично. В честь официального приема отправляется официальное приглашение. В светской жизни приглашения рассылаются также в честь знаменательного события при большом количестве гостей, например на свадьбу, юбилей или новоселье.
Пригласить гостя на дружескую вечеринку или на девичник достаточно по телефону или электронной почте. Однако для тематической вечеринки можно создать привлекательные, специальные приглашения.
Официальное приглашение оформляется от третьего лица. «XX приглашают», «XX приглашает», «XX имеет удовольствие пригласить». Приглашение к чаю составляется от первого лица. Если приглашается пара, то первым указывается имя мужа. В случае, когда имя партнера неизвестно, приглашают «Господина ХХ с супругой».
Приглашение на домашнюю вечеринку допустимо оформить от себя лично как от хозяйки праздника.
Приглашение должно содержать основную информацию о предстоящем мероприятии: имя приглашенного, место, дату и время мероприятия. Кроме обязательных данных, в приглашении часто указывается дресс-код мероприятия, номер телефона для ответа на приглашение или адрес хозяйки дома, куда необходимо отправить ответ.
Письменное приглашение отправляется в конверте по почте, а для особо важных гостей – с курьером.
Время отправления приглашения – за две-три недели до мероприятия, на менее значимые встречи – за десять дней или за неделю. Дата отправления и подпись в приглашении не ставятся.
Получив приглашение, на него необходимо ответить. Обязательным является ответ на приглашение с пометкой «Точно в срок» или незачеркнутыми буквами «R.S.V.P.» (repondez, s`il vous plait): скорее всего это приглашение на банкет с рассадкой, где особенно важны состав и количество гостей. На все остальные приглашения можно не отвечать, но если вы хорошо знакомы с хозяйкой праздника, то о вашем присутствии желательно сообщить ей лично.
Ответ на приглашение необходимо отправить как можно скорее, как минимум за десять дней, а в крайнем случае за неделю до даты мероприятия. Если вы сомневаетесь и не уверены в своих планах, лучше отказаться от участия. Ответы типа «по обстоятельствам» или «будет известно позднее» невежливы и не принимаются.
Если вы отказались от приглашения, но сможете прийти, необходимо связаться с организаторами мероприятия. В случае банкета с рассадкой не стоит являться, не получив положительный ответ; на приеме фуршет или коктейль место скорее всего найдется.
Если вы дали согласие на участие, на мероприятие необходимо прийти. Если обстоятельства изменились, сообщите об этом хозяйке как можно быстрее, принеся свои извинения и объяснив уважительную причину.
Ответ на официальное приглашение выражается от третьего лица.
Принятие приглашения: «XX c благодарностью принимает Ваше приглашение принять участие в приеме, который состоится в (место), (дата)».
Отказ от приглашения: «XX весьма признателен Вам за Ваше приглашение принять участие в приеме, который состоится в (место), (дата), но, к сожалению, не может его принять в связи с запланированной встречей на этот день».
Если из двоих приглашенных один не может принять участия в банкете, а другой согласен прийти, отказ и принятие приглашения помечаются в одном письме.