Умение слушать является принципиально важным навыком для всех менеджеров проектов. Вводная информация поступает от каждого участника проекта – от членов группы и заинтересованных лиц до конечных потребителей. При наличии несоответствия между смыслом переданного сообщения и тем, что вы услышали, возникает потенциальная проектная катастрофа. Умение слушать также существенно, как и умение четко передать собственные сообщения другим адресатам. Мы приводим список действий для совершенствования умения слушать, которые помогут избежать возможных ошибок в следующем проекте.

Проявляйте искреннюю заинтересованность

Продемонстрируйте говорящему свой искренний интерес, кивая головой в знак согласия, задавая корректные вопросы. Заранее дайте ему понять, что вы с удовольствием выслушаете все, что он хочет сказать.

Дайте высказаться другим

Господство одного человека на собрании или в разговоре совершенно неэффективно, конечно, если это не лекционная аудитория. Подобная ситуация дает отрицательный эффект на собраниях заинтересованных лиц или проектной группы. Ограничивайте время своих высказываний и дайте другим возможность выступить.

Устраняйте шум

Сведите любые помехи к минимуму. Проводите собрание группы при закрытых дверях. Не спешите отвечать на телефонные звонки, если в кабинете находится посетитель. Уделите ему все свое внимание. Убедитесь, что передаваемая вами информация соответствует аудитории.

Старайтесь не перебивать других

Перебивая других, вы демонстрируете, что их информация не имеет значения и не стоит того, чтобы тратить время на ее выслушивание. Вряд ли вы можете ожидать быть услышанным ими, если ваши действия говорят о том, что сами они не заслуживают внимания.

Задавайте уточняющие вопросы

Это прекрасный способ проверить, насколько верно вы поняли переданную информацию. Задавайте вопросы, которые заставят отправителя конкретизировать основные положения сообщения и подтвердить, что ваши мысли совпадают с его намерением.

Перефразируйте услышанное

Это действие аналогично уточняющим вопросам. Периодически перефразируйте услышанное и сообщайте отправителю своими словами то, что вы поняли из его высказывания.

Поддерживайте тесный контакт с говорящим

Когда собеседник говорит, смотрите ему прямо в глаза. Это успокоит его и даст понять, что вы заинтересованы в его сообщении.

Есть такая игра, когда все участники становятся в круг, и ведущий что-то шепчет на ухо своему соседу. Сосед, в свою очередь, шепотом передает услышанное своему соседу и так далее, по кругу. Последний участник громко произносит услышанную им фразу для всех игроков. Все смеются, так как обычно эта фраза существенно отличается от того, что ведущий шепнул первому игроку. Эта игра служит примером значимости четкости взаимодействия и применения методов активного слушания. Правда, по правилам, во время игры нельзя задавать уточняющих вопросов, но, я думаю, вы меня поняли. Эта игра также демонстрирует значение количества участников коммуникативной цепи для интерпретации смысла сообщения. Чем дольше сообщение передается туда и обратно, тем больше вероятностей возникновения разногласий и ошибок. На рисунке показаны линии взаимодействия между пятью участниками.

Кружки или точки пересечения обозначают участников, а линии между точками пересечения демонстрируют линии взаимодействия между участниками. В данном проекте участвуют пять человек. Это обусловливает наличие 10 линий взаимодействия между пятью членами проектной группы. Это также означает 10 потенциальных возможностей возникновения ошибок в сообщении. Чем больше группа, тем больше линий взаимодействия и, следовательно, больше возможностей для ошибок.