Перевозка грузов на железнодорожном транспорте оформляется накладной и квитанцией о приеме груза, которые являются основными транспортными документами (ст. 25 УЖТ). Накладная содержит все необходимые сведения о перевозимом грузе, степени использования грузоподъемности вагона (контейнера), скорости перевозки, времени принятия груза к перевозке и т. д. Отсутствие накладной свидетельствует об отсутствии договора перевозки, поскольку договор перевозки относится к числу формальных сделок и его наличие и содержание может быть подтверждено только письменными документами. Статья 25 УЖТ подчеркивает, что «железнодорожная накладная и выданная на ее основании перевозчиком грузоотправителю квитанция о приеме груза подтверждают заключение договора перевозки груза».

Перевозчику предоставлено право проверять правильность сведений, указанных грузоотправителем в накладной. Что касается проверки веса груза, сдаваемого к перевозке, то перевозчику, в соответствии со ст. 27 УЖТ, предоставлено право проверять вес грузов путем выборочного взвешивания. Составляется также дорожная ведомость, которая вместе с накладной следует с грузом на станцию назначения и остается там. Корешок дорожной ведомости остается на станции отправления. По сути дела, это контрольные документы, по которым можно проследить движение груза от станции отправления до станции назначения. В тех случаях, когда груз перевозится в контейнере, составляются такие же документы, однако применяется специальная форма накладной, которая заполняется с учетом особенностей перевозок грузов в таком специальном транспортном средстве, каким является контейнер.

На морском транспорте система накладных применяется при прямых смешанных перевозках и перевозках нефтеналивных грузов в Каспийском бассейне. Во всех остальных случаях оформление договора морской перевозки грузов в основном осуществляется с помощью чартера и коносамента (ст. 117, 142 КТМ). Коносамент выполняет три функции: а) доказательства наличия договора морской перевозки грузов и его содержания; б) расписки, удостоверяющей принятие груза перевозчиком; в) товаро-распределительного документа на груз, обеспечивающего распоряжение самим грузом. Коносамент составляется по определенной форме, является товарной ценной бумагой и может быть именным, ордерным или на предъявителя. Именные коносаменты составляются на имя определенного получателя; ордерные коносаменты – это выданные «приказу отправителя» либо содержащие наименование получателя с указанием, что коносамент выдан «приказу получателя». В каботажных перевозках используются только именные коносаменты. Коносамент на предъявителя может передаваться посредством простого вручения.

В соответствии со ст. 144 КТМ в коносамент должны быть включены следующие данные:

1) наименование перевозчика и место его нахождения;

2) наименование порта погрузки согласно договору морской перевозки груза и дата приема груза перевозчиком в порту погрузки;

3) наименование отправителя и место его нахождения;

4) наименование порта выгрузки согласно договору морской перевозки груза;

5) наименование получателя, если он указан отправителем;

6) внешнее состояние груза и его упаковка;

7) фрахт в размере, подлежащем уплате получателем, или иное указание на то, что фрахт должен уплачиваться им;

8) время и место выдачи коносамента;

9) число оригиналов коносамента, если их больше, чем один;

10) подпись перевозчика или действующего от его имени лица. По соглашению сторон в коносамент могут быть внесены иные данные и оговорки.