Прагматическая ориентация превалирует в терминологических стандартах «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В ГОСТ Р 51141—98 и сменившем его ГОСТ Р 7.0.8—2013 документ определяется как «зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать», а архивный документ трактуется как «документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства». Смущают два обстоятельства: 1) сказано, что документ – это информация, а не материальный носитель, но многозначное понятие «информация» в ГОСТах не раскрывается; 2) требуется, чтобы всякий документ обладал реквизитами, реквизит же довольно невнятно определяется как «элемент оформления документа» (выходит, что черновые автографы или указатели типа «вход воспрещен», этюд или фотография, которые не имеют реквизитов, считаться документами не могут). Трудно руководствоваться замысловатыми формулировками такого рода.

Историко-культурная ориентация в архивной практике представлена слабо. Очень жаль. Как показала Т.И. Хорхордина, именно в случае гуманизации российских архивов «особенно возрастает значение профессии архивиста и научных основ архивной деятельности. Выявление, отбор для хранения архивных материалов, обеспечение сохранности архивных фондов и условий для их использования становятся важным критерием уровня цивилизованности государства и общества» [Хорхордина, 2003. С. 481–482]. Важное профессионально-мировоззренческое значение для архивного дела и для других документально-коммуникационных институтов имеет ее призыв: «…объективно различать три уровня понимания сущности и функций архивов и профессии архивиста: обслуживание социальных запросов, служение нации (государству) и вневременной, “вечный” характер как источника исторических знаний, т. е. научной системы человеческих знаний о мире и о себе» [Там же. С. 248]. Отсюда следует вывод о многоцелевом назначении этого социального института: архивы служат для управления социальными, политическими, международными процессами, защищают имущественные интересы и права собственников, являются хранителями национальной памяти и исторических источников, очагом культуры.

Аутентичный документ как предмет документоведения. Разнообразные документы государственного, юридического, служебного, личного происхождения, отбираемые для хранения в архивах, как правило, служат доказательством чего-то, подтверждением права на что-то, т. е. ассоциируются с первоначальным значением слова «документ», которое мы условно назвали «аутентичным». К аутентичным архивным документам относятся: используемая в дипломатической практике международная переписка (меморандумы, ноты, верительные грамоты и т. п.); деловые (коммерческие, хозяйственные) письма, служащие для установления деловых контактов между предприятиями, организациями, органами власти; внутрифирменные управленческие документы (служебные, объяснительные и докладные записки, распоряжения и приказы, электронная почта и пр.).

Типичный жизненный цикл аутентичного документа складывается из четырех этапов: первый этап – замысел и порождение (вне архивной отрасли); второй – существование в качестве регулятора процессов, явлений, событий действительности, когда документ выполняет властные, исполнительные, организационные, коммуникативные, информационные и иные функции; третий – после утраты оперативного значения по итогам ценностной экспертизы он может быть уничтожен либо оставлен для долгосрочного или вечного хранения в архиве; четвертый этап – описание, снятие ограничений на доступ к нему и превращение его в публичный исторический источник. Архивное дело охватывает два этапа: третий – комплектование и хранение архивных фондов, являющийся предметом архивоведения как комплексной научной дисциплины, изучающей и разрабатывающей теоретические, методические и организационные вопросы этого дела и его историю, и четвертый – аналитико-синтетическая обработка собранных документов, которая образует предмет археографии как научной дисциплины, разрабатывающей принципы и методы подготовки документальных публикаций (теоретическая археография) и осуществляющей практическую их реализацию (прикладная археография).