Инструкция должна быть логическим завершением упорядочения структуры предприятия и работы. Она должна показать, как организовано управление трудовыми ресурсами.

Бессмысленно поручать составление должностной инструкции самому сотруднику – объективной картины получить не удастся, ваши интересы не будут полностью учтены.

Обобщая, можно сказать, что единой должностной инструкции, подходящей к любой организации, нет. Даже одинаковые производства отличаются, не говоря уже о малом бизнесе. Поэтому скачанная из Интернета и неадаптированная инструкция подходит только для демонстрации Трудовой инспекции, но не для развития фирмы.

Резюмируем:

• На этапе становления, стремительного развития и изменения бизнеса должностные инструкции могут оказаться лишними.

• Как только вы и персонал перестанете справляться, необходимо перераспределять обязанности и делегировать полномочия.

• Перераспределение и делегирование полномочий необходимо начинать с себя.

• Создание должностных инструкций позволяет структурировать и упорядочить функции и обязанности сотрудников.

• Должностные инструкции должны быть максимально гибкими, их необходимо периодически и по необходимости пересматривать.

• Должностная инструкция должна определять степень ответственности и уровень принятия решений.

• Должностную инструкцию нельзя превращать в карательный инструмент.

• Должностная инструкция должна защищать сотрудника от неправомерных действий со стороны руководства, в том числе от самодурства, а руководство – от нежелания сотрудника работать и, в критической ситуации с вмешательством государства, от судебного преследования.

• Трудовой договор должен заключаться при приеме сотрудника на работу.

• Инструкция не догма, а руководство к действию. Если ее принимают как руководство к бездействию, то сотрудник или организация функционируют ненормально.

В работе над этой главой мной во многом использовалась информация из работы «Обзор ERP-систем», составленной в Институте инноватики Санкт-Петербургского государственного политехнического университета Синельниковым А. Н. под руководством д. т. н., профессора Колосовой О. В. в 2007 г., за что им большое спасибо.

Как только вы начнете свою деятельность, количество информации и различных бумаг будет расти лавинообразно. Сразу появятся протоколы собраний, учредительные документы, информационные письма. Будут добавляться образцы договоров и сами договоры, приказы и еще много разных бумажек. Частично распределение, систематизация и хранение документов были рассмотрены в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика» в главе «Документооборот». Там дано деление документации на входящую и исходящую, распределение по типам. В целом можно отталкиваться от этой системы, она доказала свою жизнеспособность и выполнимость. Но сейчас речь пойдет не только об этом. Самое главное, что в организации необходимо с самого начала прививать персоналу (а иногда и себе) культуру работы с информацией. Необходимо, чтобы люди начали воспринимать слово «информация» не просто как запись на листочке, а как гораздо более емкое понятие. Это жизненно необходимо, учитывая, что количество информации вокруг нас будет только увеличиваться.

Начну с простейшего – с листочков. У многих людей есть привычка писать на листочках, причем на первых попавшихся. Боритесь нещадно. Никаких листочков на рабочем месте быть не должно. Точнее, никакие записи на листочках недопустимы. Не знаю как вы, а мне хватило пары раз, когда я терял этот маленький листок и попадал в крайне неприятные ситуации. После этого я искоренил подобного рода практику навсегда.