• Управление производством. Сюда входит планирование производственных процессов, движение материалов и товаров в производстве, задания на производство, учет рабочего времени в производственных процессах, планирование и закупки материалов для производства.

• Управление финансами. Это финансовый и часто еще и управленческий учет (управление себестоимостью).

Могут быть еще блоки – бюджетирование, управление проектами, основные фонды, маркетинг и менеджмент и пр. Часть этих блоков может быть объединена, разукрупнена, есть варианты. Но вышеперечисленные – наиболее крупные и, на мой взгляд, наиболее употребимые.

С точки зрения коммерческой организации в первую очередь вам необходимо хранить данные на всех контрагентов. К ним относятся покупатели вашей продукции, потенциальные клиенты, поставщики товаров и услуг, различные отработанные контакты, государственные органы. Среди потенциальных клиентов есть те, кто уже готов купить вашу продукцию (услугу), кто раздумывает, кто может оказаться в числе потенциальных покупателей, и те, кто никогда к вам не обратится, ну или вероятность их обращения крайне мала. Кроме того, есть данные на конкурентов, какая-либо аналитика, данные на государственные органы и должностные либо физические лица, косвенно влияющие на вашу деятельность. Например, информация о профильных управлениях администраций городов, областей, руководителях ассоциаций и пр. Все это необходимо хранить и систематизировать. У вас должны быть полные данные, требуемые для восстановления истории по контрагенту, необходимые ссылки, фамилии и телефоны. При таком изобилии надо выработать хорошую систему систематизации и хранения бумажных образцов и внедрить электронную базу данных. С электронными системами все достаточно неоднозначно и сложно. С одной стороны, есть достаточно большой выбор систем, с другой – обычно все заканчивается внедрением 1С в «кусочном» варианте. Вообще-то 1С далеко не самая лучшая программа, но иногда ей нет альтернативы, а бóльшая часть людей не желает кропотливо разбираться в имеющихся программных продуктах. Когда это происходит в малых удаленных от центра городах, поселках, деревнях, я такой подход понимаю и даже одобряю. По внедрению и обслуживанию альтернативы нет. Но в крупных центрах вслед за всеми бездумно внедрять 1С – проявление лени и слабости. Слабости, потому что бухгалтеры чаще всего знакомы с 1С и сопротивляются переменам. В результате руководитель идет у них на поводу. Лени – ну здесь без комментариев. Краткий обзор параметров выбора электронных систем был дан в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика» в главе 11 «Выбор программного обеспечения». В небольшой организации с небольшим документооборотом можно обойтись бумажными носителями.

Рассмотрим пример движения документов:

1. Допустим, подписан договор поставки. В нем отражены условия поставки, ассортимент, цены, дата, суммы, штрафные санкции (еще раз напоминаю, что услуги мы тоже включаем в понятие «поставки» и «отгрузки»). Есть оригинал договора.

2. Предположим, что по вашей схеме движения документов оригинал договора должен находиться в папке «Договоры выставляемые (исходящие, выполняемые, на услуги, как хотите называйте)», и хранится она у бухгалтера.

3. При этом договор должен быть зарегистрирован в каком-либо реестре как подписанный.

4. Все лица, имеющие отношение к договору (не все подряд, а именно эти), должны знать, где этот реестр находится, и иметь к нему доступ. К примеру, он может храниться прямо в папке «Договоры» или у ответственного исполнителя, бухгалтера, секретаря, у вас. Решайте сами в зависимости от размеров организации и вашей логики документооборота.