В органах политического сыска регистрационные бюро создавались для выполнения различных задач. В зависимости от этого одни из них действовали на постоянной основе, другие – на временной.

Постоянные регистрационные бюро использовали предшествующий опыт деятельности Третьего отделения Собственной его императорского величества канцелярии. С 1871 г. по секретному циркуляру этого ведомства начали создаваться «Алфавиты лиц, политически неблагонадежных», а также альбомы с их фотографиями, куда заносились «все лица, которые почему-либо обращают на себя внимание правительства, преимущественно в отношении политической неблагонадежности». Термин «алфавит» означал картотечный учёт, в котором регистрационные карточки располагались в алфавитном порядке.

Регистрационные бюро осуществляли криминалистическую регистрацию неблагонадёжных лиц, систематизацию всех поступающих на них сведений. В ходе регистрации предписывалось осуществление сигналетической (опознавательной) фотосъемки подучётников, составление их словесного портрета, проведение дактилоскопирования и антропометрических измерений, получение образцов почерка.

На основе результатов уголовной регистрации в бюро формировались различные виды криминалистических учетов. Представлявшие интерес сведения из различных источников на одно и то же подучётное лицо систематизировались в единой карточке. Карточки с информацией в отношении членов определённой политической организации нанизывались на отдельный регистратор, о чём делалась ссылка в алфавитном листе, находившимся на дуге или в специальном ящике.

Следует отметить, что ещё в 1902 г. подразделения тайной полиции располагали алфавитной картотекой, содержавшей около 65 тыс. учётных документов. В архивах содержалось до 200 тыс. регистрационных карточек с фотографиями государственных преступников и лиц, состоявших под негласным надзором. После создания регистрационных бюро массивы картотек стали возрастать ещё более интенсивно. Так, в отчёте регистрационного бюро Московского охранного отделения за первые четыре месяца его работы отмечалось, что «для проверки в отделении созданы две картотеки. В первую (общую), насчитывающую около 300 тыс. карточек, вносятся все лица, которые по тем или иным обстоятельствам попадают в поле зрения отделения. В другую (специальную) картотеку объёмом около 30 тыс. карточек вносятся данные исключительно о членах противоправительственных и оппозиционных партий и организаций. По общему архиву за указанный период проверено 467 490 чел., при этом выявлено 1 663 политически неблагонадежных лица».

Для удобства в учётах использовались карточки различных цветов: социал-демократы были отмечены синим цветом, эсеры – розовым, студенты – желтым, анархисты – зеленым, деятели буржуазных партий и беспартийные – белым и т. д.[16]

В охранных отделениях консолидировались также значительные объёмы фактографической (событийной) информации, которая поступала от агентуры (включая зарубежную), а также от филёрской службы, в отношении лиц, попавших под подозрение и состоявших на алфавите.

В распоряжении охранных отделений имелись объёмные аналитические материалы, связанные с профессиональным, студенческим и другими «общественными движениями».

Помимо общих обзоров составлялись особые периодические бюллетени, где в хронологическом порядке излагались все наиболее значимые для органа политического сыска события, а его интересовало буквально все. Так, в подобный бюллетень попадали сведения о работе и настроении биржи, о ходе различных выборов, о передвижении английской эскадры, о намечавшихся политических переменах в других странах и т. д.