Результаты исследований
Многие пытаются повысить эффективность своего труда за счет использования внеурочного времени: берут работу на дом, занимаются делами во время отпуска. Хотя ни один человек на смертном одре не сказал: «Жаль, что я не проводил больше времени на работе».
Исследования, проведенные в разных странах, показали, что рабочий день преуспевающих руководителей, менеджеров составляет в среднем 12, а то и 14 часов. А у предпринимателей он еще более продолжителен. Стала обычной ситуация, когда деловой человек много лет не бывает в отпуске или в лучшем случае отдыхает всего лишь несколько дней в году, да и то – поддерживая постоянную связь со своей работой. Ведь сейчас средства коммуникации позволяют без труда осуществить это.
Интересно сопоставить данные о переработках руководителей с эффективностью использования ими рабочего времени.
Одно из наиболее полных исследований этого вопроса проведено социологами на большом числе предприятий и фирм Урала. Оказалось, что продолжительность рабочей недели руководителей превышала 41-часовую в 1,23–1,50 раза. В то же время коэффициент полезной занятости варьировался от 0,68 (у директоров) до 0,77 (у руководителей среднего звена). Перемножив среднюю продолжительность рабочей недели руководителей (4/3) на их средний коэффициент полезной занятости (3/4), получим объем рабочей нагрузки в неделю (1).
Этот несложный подсчет показывает, что действительно справедливо утверждение: «Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать». Данный тезис стал аксиомой для преуспевающих профессионалов, поэтому в их среде принято умалчивать о переработках.
У кого учимся
Таким образом, у всех нас имеются значительные резервы рабочего времени и, следовательно, возможность повысить на 1/3 эффективность его использования.
Но не является ли химерой достижение стопроцентного использования времени? Есть ли (реально) деловые люди, которые успевают сделать все (и сделать хорошо) в основное рабочее время?
Такие люди (и именно преуспевающие) есть. Техника их личной работы, организация ими своего времени вызывают, естественно, большой интерес, тщательно изучаются и анализируются специалистами. Ведь высокая личная организованность – один из основных факторов преуспевания и сотрудников, и фирмы в целом. Обнаруженные в результате этого анализа закономерности явились основой для разработки приводимых далее рекомендаций по организации рабочего времени.
Непроизводительные траты времени
Однако прежде, чем перейти к самим рекомендациям, необходимо назвать основные причины непроизводительного расходования времени. Они подразделяются:
• на субъективные – недостаток опыта, недостаточный уровень образования или квалификации, неорганизованность, нерациональный распорядок дня. Главными причинами оказываются неорганизованность и нерациональный распорядок дня;
• объективные, в известной степени не зависящие от нас – избыток совещаний, вызовы к руководству, ожидание приема, ненужная отчетность, исполнение несвойственных функций. У управленцев среднего звена исполнение несвойственных функций крадет от 20 до 40 % рабочего времени. Совещания отнимают в среднем от 25 до 35 % времени (у некоторых – гораздо больше). Значительно дезорганизуют работу непредвиденные дела: чем менее организован работник, тем больше у него непредвиденных дел.
В любой солидной организации ведется строгий учет всех материальных ресурсов, будь то деньги, материалы, комплектация. И совсем другое отношение к времени. Пожалуй, сила инерции в бездумном растранжиривании времени – самое серьезное препятствие на пути к успешному управлению этим важнейшим фактором.