Приказ оформляется на общем бланке формата A4. Основные реквизиты:

• название документа (приказ);

• дата;

• индекс (номер);

• место составления;

• заголовок;

• текст;

• подпись.

Протокол служит для утверждения решений, принятых коллегиально: на совещаниях, собраниях, конференциях. Это документ, в котором фиксируются фактические обстоятельства. Он ведется либо непосредственно во время заседания коллегиального органа, либо после расшифровки стенограммы заседания. Протокол ведет секретарь заседания.

Протокол оформляется на общем бланке формата A4. Основные реквизиты:

• указание вида документа (протокол);

• дата заседания либо через тире даты начала и окончания заседания;

• номер протокола;

• место заседания;

• гриф утверждения;

• заголовок;

• текст;

• подписи.

В заголовке указывается название коллегиального органа в родительном падеже (протокол собрания трудового коллектива). Текст включает вводную часть, где указывается состав коллегии и повестка дня, и основную, где отмечаются события и решения заседания согласно повестке дня. В каждом пункте повестки могут быть подразделы «Слушали», «Выступили», «Постановили» или «Решили».

Протокол подписывают председатель заседания и секретарь.

Акт – это документ, составленный несколькими лицами и фиксирующий событие, действие или свершившийся факт. Акты составляются как сформированными комиссиями, так и отдельными должностными лицами. Существует несколько разновидностей актов:

• сдачи-приемки;

• ликвидации организаций;

• приема объектов;

• инвентаризации;

• уничтожения товаров и т. д.

Все они составляются по общей схеме. В акте должны отражаться только факты, установленные лицами, подписывающими документ.

Акт оформляется на общем бланке. Применяются также унифицированные формы актов по разным поводам. Текст предваряется заголовком, например «О приеме-передаче».

В общем случае текст делится на три части: введение, констатация и выводы. Содержание введения формализовано: в нем указывается основание для составления акта и перечисляются составляющие его лица. В констатирующей части излагаются цели и задачи составителей акта и результаты их работы. Констатирующая часть может быть одновременно заключительной. Заключительная часть также может быть оформлена отдельно. В ней делаются выводы и даются рекомендации. После текста может указываться количество экземпляров акта и их местонахождение.

Акт подписывает председатель комиссии и все ее члены.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий о сложившейся ситуации, выполненной работе или содержащий предложения. Этот документ может быть подготовлен как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя к принятию решения. Текст делится на две части: описательная, где излагаются обстоятельства, побудившие к написанию записки, и собственно предложение или просьба. Тексту предшествует заголовок, который начинается с предлога «О» или «Об». Внутреннюю докладную записку подписывает только сам составитель. Если докладная записка отправляется выше по инстанции, ее подписывает руководитель структуры.

Справка – это документ, подтверждающий определенные факты. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях и выдаваемые гражданам и учреждениям для удостоверения или подтверждения какого-либо факта (с места работы, о размере заработной платы и т. д.). Справка подписывается руководителем подразделения, которое ее подготовило.