Однако достоинств у электронного документа значительно больше, чем недостатков. Уже никуда не уйти от утвердившихся практик обмена информацией в электронном виде. В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel и пакет для презентаций PowerPoint создают электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует. Существуют также готовые средства для создания и ведения баз данных и даже баз знаний. Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и между предприятиями. Программисты также не остаются в стороне и предлагают проработанные в деталях собственные системы. Утвердилась даже специальная аббревиатура для таких разработок – АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются серьезные базы данных, требующие длительного изучения, и многоступенчатые проверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации. Простая и выгодная система электронных документов обрастает аппаратом, существенно ее удорожающим. Однако и в таком виде безбумажное делопроизводство несравнимо удобнее.

Существенные выгоды приносит автоматизация делопроизводства при внедрении в органах государственного управления. Речь в этом случае идет о значительных средствах, поэтому неоднократно проводились различные исследования. Следует обратить внимание на их результаты – на те преимущества, которые, по мнению экспертов, дает электронное делопроизводство системе госуправления, а именно:

• обеспечение оперативного информационного взаимодействия органов государственной власти: повышение надежности и сроков доставки документов, снижение сроков обработки документов, повышение прозрачности процессов рассмотрения документов;

• интеграция разрозненных информационных ресурсов в единую межведомственную систему, повышение эффективности их использования при одновременном снижении расходов на сопровождение;

• создание новой организационной культуры в органах власти, повышение эффективности и значимости работы государственных служащих;

• оптимизация процессов делопроизводства и документационного обеспечения управления;

• повышение эффективности и качества принятия управленческих решений.

Это весомые аргументы, которые могут быть приведены и в пользу электронного документооборота даже небольшой организации.

Оборот электронных документов в самом простом виде происходит так же, как и бумажный документооборот. Вышестоящая организация рассылает распоряжения и указания нижестоящим. В ответ получает регулярные отчеты и рапорты об исполнении. В свою очередь нижестоящие организации взаимодействуют между собой, обмениваясь документами, необходимыми для выполняемых ими задач. Контроль и сортировку входящей и исходящей документации, а также передачу получаемых документов для отработки конкретному исполнителю осуществляет ответственный сотрудник. Многие виды документов могут гораздо эффективнее доставляться в электронном виде. Это относится как к нормативным актам (особенно копиям, рассылаемым по списку для ознакомления), так и к формам отчетности. Однако для повсеместного внедрения такой практики необходимо, чтобы пересылаемый документ обладал такой же юридической силой, как и его бумажный аналог. Электронный документ может получить статус полноценного, если будет заверен электронной цифровой подписью (ЭЦП). Электронная подпись – это набор кодов, однозначно идентифицирующих владельца. Технология создания цифровой подписи достаточно сложная, причем средства создания ЭЦП могут быть различными. Их правомочность устанавливается законодательно.