Особенность проблемных изменений в организациях заключается в том, что причиной их возникновения является деятельность человека, которая непрерывно создает себе и окружающим проблемы, без решения которых невозможно рассчитывать на «оздоровление организации» и развитие.

С одной стороны, необходимо стремиться к тому, чтобы выявить полный объем знаний о потребности организации и возможных средствах ее удовлетворения, но с другой стороны, сбор информации не может продолжаться до бесконечности и должен быть подчинен конечной цели – решению проблемы. Поэтому в течение всего процесса сбора информации целесообразно корректировать понимание проблемной ситуации, что позволяет отсечь избыточную информацию и сократить поиск.

Процесс описания проблемной ситуации состоит из таких этапов:

♦ фиксация проблемной ситуации (недостаточная и неупорядоченная информация о ситуации);

♦ предварительное описание проблемной ситуации (упорядочение имеющейся информации и осознание ее недостаточности);

♦ информационный поиск (получение дополнительной информации, которая приводит к ее разупорядочению);

♦ полное описание проблемной ситуации (получение достаточной и упорядоченной информации о ситуации).

Проблемная ситуация возникает в процессе познавательной деятельности субъекта, направленной на некий объект, когда субъект встречает какое-то затруднение, преграду. Графическая модель такой ситуации приведена на рисунке 2.1. Например, собирая грибы, мы видим привлекательную поляну, но попасть на нее не можем потому, что глубокая лесная речушка преграждает нам путь, а идти в обход – далеко. 

Рис. 2.1. Графическая модель проблемной ситуации

Сочетание факторов, определяющих проблемную ситуацию, представлено на рис. 2.2, из которого видно, что подобная ситуация проявляется как «разрыв» в деятельности, как «рассогласование» между целями и возможностями субъекта.

Проблемная ситуация представляет собой условия, порождающие проблему.

Для корректной постановки проблемы необходимо понимание проблемной ситуации, которое трактуется как усвоение смысла и способности ее воспроизведения.

Здесь требуется адаптация общего знания к конкретному объекту. Перегруппировка и адаптация информации, как правило, выступает в виде переформулировки описания проблемной ситуации в силу того, что описание оказывается противоречивым.

При переформулировании надо учесть, что описание проблемной ситуации фиксирует не только элементы и структуру, но и эмпирический базис, ментальные модели. Полезно поставить вопрос: как еще можно составить описание проблемной ситуации, какими средствами, с учетом каких мотивов и установок? 

Рис. 2.2. Сочетание факторов проблемной ситуации

Необходимой предпосылкой для использования имеющейся информации с целью получения дополнительной или новой информации о проблемной ситуации является способность постановщика проблемы к особой перегруппировке и адаптации информации, содержащейся в описании проблемной ситуации.

Графической иллюстрацией подобной процедуры является изображенное на рисунке 2.3 преобразование первоначальной структуры описания проблемной ситуации (состояние А) в иерархически систематизированную структуру (состояние Б).

В результате, либо описание проблемной ситуации дополняется новыми вопросами, которые возникают в процессе анализа описания, либо совокупность вопросов систематизируется посредством выявления новых отношений между ними. Оперируя первым или вторым приемами, можно находить новые элементы и структуры проблемной ситуации.