Мое детство прошло в селе под Новороссийском, я ходила там в сельский садик. И отлично помню, что мы сидели (обедали и рисовали) за столами, на которых были нарисованы разные фигуры. У малышей – кружок, у средней группы – треугольник, у старшей – квадрат. И помню свое детское желание сидеть за квадратом. За квадратом сидели самые «крутые» – старшие ребята, выпускники.

В 2015 году во время проверки Роспотребнадзора у меня эти две картинки – ростомер и квадраты из детства – сложились воедино. Стало все понятно.

Вот несколько советов по ведению документов.

• Документацией действительно скучно заниматься. Самое главное, ее нельзя сразу перепоручить кому-то другому. Сначала надо хоть немного разобраться самому, а уже потом назначить ответственного и контролировать. Если вы сами не знаете ничего о противопожарной безопасности, то как вы можете контролировать кого-то? Чаще всего, особенно если мы заказываем полный комплект документов у сторонней организации, нас ждет обман. То есть от всех требуемых при проверке документов соответствовать норме в лучшем случае будет процентов 50. Остальных необходимых документов просто не будет.

• Заказывая документы, мы должны исполнителю задавать вопросы: «Декларацию сделаете? А насколько подробную? А приказ к ней напечатаете?» Благодаря таким вопросам вы сможете понять, какого уровня исполнитель находится по ту сторону телефона, а исполнитель поймет, что вы тоже не лыком шиты.

• Делайте чек-листы. Например, чек-лист на принятие сотрудника на работу. Это несложно и к тому же не надо будет постоянно держать в голове, какие заявления он должен написать и в каких журналах расписаться. То же самое касается и чек-листа на увольнение.

• Имейте ежедневник по документации (электронный или бумажный – неважно).

• Кроме разовых дел есть и периодические. Например, различные инструктажи по пожарной безопасности и охране труда. Вот для этого как раз и нужен ежедневник. Открываете сентябрь, а там уже написано: «Плановый инструктаж на рабочем месте по пожарной безопасности».

У нас на сайте есть подробная информация по документации. Я долго думала, как ее представить, чтобы руководителям детских клубов было удобно и понятно. В результате записала видеоуроки с шаблонами документов. Видеоуроки объясняют, зачем нужен тот или иной документ, почему он важен, как его хранить, когда подписывать и т. д. Без видеообъяснений все бумаги кажутся мертвыми, непонятными и абсолютно бесполезными. Можно посмотреть уроки самому и поручить подготовить документы помощнику.

По своему опыту скажу, что построить систему документооборота в бизнесе не очень сложно, я бы даже сказала – просто. Документы преданы своему владельцу на все 100 % – они не обманывают вас, не меняют планов и не увольняются в самый неподходящий момент. Поэтому затраченная на них энергия всегда возвращается к вам втройне.

Сотрудники – важнейшие элементы вашего бизнеса. Это как машина, которая состоит из множества деталей. Ломается какое-то колесо – машина не едет. Подспустило это же колесо – машина едет медленно и только до ближайшего авторемонта.

Сотрудники доставляют больше всего отрицательных эмоций своему руководителю, если они подобраны неверно.