Возвращаясь к режиму хранения коронных бриллиантов, отметим, что ответственной структурой, обеспечивавшей хранение императорских регалий и коронных драгоценностей, являлся Кабинет Е.И.В. У заведующего Камеральным отделением, хранились ключи и печать от Бриллиантовой комнаты Зимнего дворца. В регламентирующих документах оговаривалось, что возможная передача драгоценностей от одной императрицы к другой допускается только через Камеральное отделение с соответствующей записью в инвентарных книгах. Поэтому всякое движение императорских регалий и коронных драгоценностей тщательно фиксировались в специальной книге «Описи Коронных бриллиантов». Для передачи драгоценностей «в комнаты» императриц требовалось обязательное «высочайшего Государя Императора соизволение» по докладу министра Императорского двора.

Таблица 11 Список драгоценным камням, находящимся в Российской коллекции Императорских Регалий и Коронных бриллиантов, заслуживающих внимания по редкости и выдающимся качествам

Это положение выполнялось довольно патриархально. Обыкновенным простым карандашом, в соответствующей графе, рукой заведующего Камеральным отделением небрежно вписывалось: «У Ея Императорского Величества». Дата при этом не указывалась. Вместе с тем в «Правилах» 1896 г. оговаривались форс-мажорные ситуации, когда «в экстренных случаях Всеподданнейшие доклады могут быть представлены после исполнения повелений Их Величеств Государынь Императриц». Также указывалось, что любые переделки коронных драгоценностей допускаются только «с Высочайшего соизволения».

В примечании к «Правилам» 1896 г. указывается, что «Книга коронных бриллиантов» ведется в двух частях: в первую вносятся императорские регалии, а во вторую – коронные драгоценности. Дубликаты ключей, на случай пожара, от Бриллиантовой комнаты Зимнего дворца хранились также у начальника С. – Петербургского Дворцового управления.

Наружная охрана Бриллиантовой комнаты возлагалась на Главный караул Зимнего дворца, который должен был выставлять двух часовых к дверям охраняемой комнаты.

Вход в Бриллиантовую комнату заведующего Камеральным отделением Кабинета Е.И.В. «происходит по мере надобности и в присутствии одного из его помощников и полицмейстера Зимнего дворца или лиц, их временно заменяющих». На случай форс-мажора оговаривалось, что за отсутствием помощника заведующего Камеральным отделением управляющий Кабинетом назначает для входа в Бриллиантовую комнату совместно с заведующим одного из чиновников Кабинета.

Доступ в Бриллиантовую комнату посторонним лицам разрешался не иначе как с позволения министра Императорского двора. При этом заведующему Камеральным отделением позволялось «с разрешения управляющего Кабинетом, под свою ответственность, вводить с собою лиц, лично ему известных, а также ювелиров, оценщиков Кабинета и нужных в том или другом случае рабочих». Кроме профессионалов-ювелиров, десятилетиями сотрудничавших с Камеральной частью, только очень немногие могли похвастаться тем, что побывали в Бриллиантовой комнате Зимнего дворца.

Инструкциями предписывалось, по возможности, пломбировать все драгоценности и вещи, хранимые в кладовых № 2 и № 3. Коронные драгоценности и бриллианты в Кладовой № 1 не пломбировались, но обо всех «движениях» драгоценностей ежемесячно составлялись специальные записки. При трех кладовых Камерального отделения состояли штатные оценщики: пять оценщиков драгоценных камней, два оценщика мягкой рухляди, один оценщик парчовых изделий и церковных принадлежностей, один оценщик часов, и механических изделий и один оценщик серебряных и золотых изделий.