Главным сторонником данного проекта выступил министр финансов С.Ю. Витте, который считал, что эта железная дорога будет содействовать мирному завоеванию Маньчжурии Россией. В пользу маньчжурского варианта сыграло и усиление на Дальнем Востоке активности Японии, угрожавшее интересам Российской империи в Китае. Так было принято решение о сооружении железнодорожной магистрали, получившей название «Китайско-Восточная железная дорога» (КВЖД), которая должна была стать частью Транссибирской железной дороги.

Так как данный проект был коммерческим, то уже при обсуждении планов строительства КВЖД было решено привлечь к участию в нем частный капитал. С этой целью в декабре 1895 года был создан Русско-Китайский банк с первоначальным капиталом в шесть миллионов рублей. При его формировании 15 % средств предоставил Санкт-Петербургский международный коммерческий банк, а 61 % поступил от четырех французских банков. Таким образом, основную роль при строительстве КВЖД играл иностранный капитал, прежде всего французский, который, следовательно, вполне резонно рассчитывал определять политику в данном регионе в будущем.

Правда, дипломатические тонкости, связанные с согласованием всех вопросов, западные капиталисты постарались взвалить на плечи Российской империи. 22 мая 1896 года состоялось подписание секретного (Московского) Российско-китайского договора о союзе этих стран против Японии. Но об истинном характере этого договора можно судить уже по тому, что с российской стороны первую подпись под ним поставили министр финансов С.Ю. Витте, и только затем – министр иностранных дел князь А.Б. Лобанов-Ростовский. С китайской (Цинской) стороны договор подписал министр одной из провинций Цинской империи Ли Хунчжан, который, согласно мемуарам Э.Э. Ухтомского, за это получил от российского правительства взятку в размере трех миллионов рублей. Этот договор предоставил России право на постройку железнодорожной магистрали через территорию Маньчжурии.

После этого события развивались по вполне определенному сценарию. 27 августа 1896 года китайский посланник в Российской империи Сюй Цзэнчэн подписал с правлением Русско-Китайского банка соглашение о предоставлении банку права на постройку железной дороги через Маньчжурию и о создании акционерного «Общества Китайской Восточной железной дороги» со сроком действия 80 лет.

4 декабря того же года устав этого акционерного общества был утвержден Николаем II. После чего сразу же в Петербурге состоялись выборы правления Общества КВЖД. По результатам выборов вице-председателем стал известный инженер-путеец С.И. Кербедз, членами правления – заместитель министра финансов П.М. Романов, руководитель Перербургского международного коммерческого банка А.Ю. Ротштейн, директор Российско-Китайского банка Д.Д. Покотилов и другие видные финансисты. Но формально первым председателем Общества КВЖД, по указу императора Китая, был назначен бывший посланник Цинской империи в Петербурге и Берлине Сюй Цзэнчэн.

Подбором специалистов для прокладки КВЖД руководил лично С.Ю. Витте. По его рекомендации главным инженером этой железной дороги был назначен А.И. Югович, имевший большой опыт строительства Рязанско-Уральской железной дороги. Пунктом расположения Строительного управления по возведению КВЖД был выбран участок на берегу реки Сунгари, в месте ее предполагаемого пересечения с железнодорожной магистралью. Поначалу это место назвали «железнодорожным поселком Сунгари», но впоследствии там возник город Харбин.