• Показать цену вопроса и отдачу от решения проще всего с помощью цифр, фактов, примеров.

• Смысл некоторых цифр и фактов невозможно понять, пока они не размещены в сравнительном контексте. Поэтому следует использовать бенчмарки.

• Правило «будьте конкретны» не означает «приводите больше подробностей». Используйте конкретику вместо оценочных суждений и обобщений, избегайте упущений информации.

Упрощайте по-умному

• Чтобы принимать решения и действовать, первым лицам необходима простая и ясная картина ситуации.

• Упрощайте сложные проблемы, выводы, концепции, планы и решения.

• Не бойтесь того, что первые лица сочтут вас «простаком». Им нет дела до вашей личности – их интересует результат.

• Не пытайтесь подать проблему или решение «абсолютно правильно». Просто предложите хорошее, эффективное решение. Больше беспокойтесь о сути, чем о форме.

• Избегайте излишнего упрощения, делающего ваши отчеты и предложения отрывочными и непонятными.

• Не верьте сложным гипотезам. Проверяйте их, прежде чем на них опираться.

• Если хотите найти простое, но эффективное решение, идите «в поле» – подойдите к проблеме вплотную.

• Правильно определяйте проблему. Решайте ту проблему, которая требует решения, а не ту, которую вы умеете (или формально обязаны) решать.

Пишите понятно

• Пишите короткими предложениями. Одно предложение – одна мысль.

• В одном абзаце группируйте мысли (предложения) на одну тему.

• В предложениях выделяйте субъект, действие и объект. Используйте прямые связи между субъектом, действием и объектом.

• Без необходимости не нарушайте логику «причина – событие – следствие».

• Не злоупотребляйте непонятной терминологией и размытыми понятиями. Используйте простой бизнес-язык.

Часть 5. Как сократить все лишнее?

Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям документа

• Чем короче документ, тем выше шанс, что занятый руководитель внимательно прочтет его.

• Для сокращения документов используются те же основные принципы, что и для создания.

• Чтобы сократить все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям, используйте принцип пирамиды:

• сформулируйте цель документа;

• найдите главные мысли – пункты верхнего уровня;

• сохраните только те главные мысли, которые имеют прямое отношение к цели документа;

• рассортируйте всю остальную информацию (детали) – сделайте ее подпунктами главных мыслей;

• оставьте только те подпункты, которые критически необходимы для аргументации и иллюстрации главных мыслей.

• Одну и ту же идею можно выразить текстом, таблицей или графически. Выбирайте экономную форму, которая наиболее прямо и быстро доносит мысль до адресата. Не стремитесь к украшательству.

• Если ваш отчет или предложение содержит варианты решения, предлагайте к рассмотрению лишь те из них, которые действительно имеют смысл. Не пытайтесь показать все теоретически возможные варианты.

• При сравнении вариантов используйте лишь те критерии, которые действительно важны для принятия решения.

Когда длинный документ невозможно сократить, сопровождайте его выжимкой (executive summary)

• Цель выжимки – донести до читателя главные мысли основного документа, не вынуждая читать сам документ.

• Содержание и структура выжимки полностью зависят от цели и содержания основного документа.

• Выжимка должна быть полностью понятна без ссылок на основной текст.

• Размер выжимки – не более одной страницы А4.

• Как правило, выжимка – это первая страница основного документа (после обложки, перед оглавлением) или тело электронного письма (при этом основной документ находится во вложении).